Office Manager | Gestionnaire de bureau

Nous sommes à la recherche d’une personne occupant le poste de gestionnaire de bureau et passionnée par la création d’une expérience exceptionnelle en milieu de travail. Ce rôle convient parfaitement à une personne qui aime assurer le bon fonctionnement d’un bureau, soutenir le personnel, favoriser l’esprit de communauté et veiller à ce que chaque détail soit pris en charge.

À titre de gestionnaire de bureau, vous serez responsable de la gestion quotidienne de notre bureau de Montréal ainsi que des programmes liés à l’expérience employé. Vous agirez comme personne-ressource de confiance auprès du personnel, des visiteurs et de la direction tout en contribuant à créer un milieu de travail qui reflète notre culture et nos valeurs.

Ce que vous ferez

• Superviser les opérations quotidiennes du bureau afin d’assurer un environnement accueillant, organisé et productif.
• Agir à titre de principal point de contact pour les questions liées au bureau et le soutien au personnel.
• Coordonner les demandes d’entretien du bureau et assurer la liaison avec la gestion de l’immeuble, les équipes des installations et les fournisseurs de services.
• Gérer les fournitures de bureau, l’équipement, l’inventaire et les processus d’approvisionnement.
• Coordonner les services de traiteur, la logistique des réunions et les services d’accueil pour les visiteurs, les personnes candidates et les événements d’équipe.
• Soutenir la planification et la réalisation d’activités d’engagement du personnel, de célébrations, de programmes de reconnaissance et d’événements sociaux.
• Participer à l’intégration des nouvelles recrues, à la préparation des espaces de travail et à l’orientation au bureau.
• Coordonner la réservation des salles de réunion, les communications internes et les annonces liées au milieu de travail.
• Gérer les relations avec les fournisseurs et appuyer le traitement des factures ainsi que les demandes d’achat.
• Accueillir les invité·e·s et contribuer à offrir une expérience positive aux personnes candidates, partenaires et visiteurs.
• Soutenir les initiatives en matière de santé, de sécurité et de sûreté au travail.
• Maintenir les normes relatives à l’organisation, à la présentation du bureau et à l’expérience employé globale.
• Fournir un soutien administratif général à la direction du bureau, au besoin.

Ce que vous apporterez

Qualifications essentielles

• Plus de 3 ans d’expérience en gestion de bureau, gestion administrative, services en milieu de travail, soutien à la direction ou dans un rôle connexe.
• Excellentes aptitudes en organisation et en gestion simultanée de plusieurs priorités.
• Souci exceptionnel du détail et grande rigueur dans le suivi des dossiers.
• Solides compétences interpersonnelles et en communication.
• Capacité à établir des relations positives à tous les échelons de l’organisation.
• Expérience dans la gestion des fournisseurs, des services de bureau et de la logistique en milieu de travail.
• Maîtrise de Microsoft 365, notamment Outlook, Teams, Word, Excel et PowerPoint.
• Capacité à travailler sur site à Montréal.

Atouts recherchés

• Expérience au sein d’une organisation œuvrant dans les secteurs du jeu vidéo, de la technologie, des médias, du divertissement ou de la création.
• Bonne connaissance des opérations en milieu de travail au Canada et au Québec.
• Excellente orientation vers le service à la clientèle et l’accueil.
• Capacité à demeurer calme, organisé·e et professionnel·le dans un environnement dynamique.
• Expérience dans la planification d’événements destinés au personnel et d’activités d’engagement en milieu de travail.
• Maîtrise de l’anglais requise; la connaissance du français constitue un atout important.
• Bilingue en français et en anglais, avec la capacité de communiquer couramment (à l’oral et à l’écrit) dans les deux langues afin de soutenir les employé·s et les candidat·e·s au Québec, partout au Canada et aux États-Unis

Exigences d’admissibilité:

• Les personnes intéressées doivent soumettre leur candidature afin d’être considérées.
• Doit être disposé·e à travailler dans nos bureaux de Montréal au minimum quatre (4) jours par semaine.
• Doit être disposé·e à effectuer des heures supplémentaires lorsque requis, conformément aux normes du travail du Québec.
• Doit être légalement autorisé·e à travailler au Canada.
• Doit être disposé·e à se déplacer pour des raisons professionnelles, au besoin.

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