Gerente de projetos

SOBRE A APEX REACH

A Apex Reach é uma empresa com uma cultura jovem, especializada no desenvolvimento de marcas pessoais para empreendedores e founders.

Trabalhamos estratégia, produção, edição, publicação e acompanhamento de conteúdos, com uma equipa composta por estrategas, filmmakers, editores e Accounts Managers.

Estamos à procura de uma Project Manager para assumir o controlo operacional dos nossos clientes e garantir que tudo acontece dentro dos prazos, com clareza e sem necessidade de acompanhamento constante do CEO.

A MISSÃO DA FUNÇÃO

Garantir que cada cliente avança de forma organizada desde o momento em que fecha contrato até à conclusão da parceria.

Serás a ponte entre o cliente e a equipa interna, garantindo que as informações chegam às pessoas certas, os materiais são entregues, os bloqueios são resolvidos e todos os conteúdos contratados são produzidos e publicados.

Esta não é uma função de Social Media Manager. Não vais escrever copies, gerir plataformas ou publicar conteúdos. A tua responsabilidade será controlar o projeto e garantir que cada pessoa cumpre aquilo com que se comprometeu.

O QUE VAIS FAZER

• Receber e validar o handoff dos novos clientes enviado pela equipa comercial;
• Preparar e conduzir o onboarding dos clientes;
• Criar e organizar o workspace de Slack de cada cliente;
• Criar e manter atualizada a ficha completa do cliente na Apex App;
• Preparar contratos a partir das minutas aprovadas e acompanhar a respetiva assinatura;
• Emitir faturas, acompanhar pagamentos e organizar a documentação financeira de cada cliente;
• Garantir que nenhum projeto arranca sem contrato e condições financeiras regularizadas;
• Coordenar os ciclos mensais de cada cliente;
• Acompanhar o trabalho entre estrategas, filmmakers, equipa de edição e Accounts Managers;
• Garantir que a estratégia mensal é apresentada e que o processo avança para gravação;
• Pedir e recolher gravações, acessos, materiais e restantes informações necessárias;
• Fazer follow-ups por Slack, telefone ou outro canal sempre que um cliente não responde;
• Garantir que os filmmakers e os clientes cumprem as datas combinadas;
• Acompanhar todas as entregas desde a gravação até à publicação;
• Confirmar que as quantidades contratadas são efetivamente publicadas;
• Identificar atrasos, perceber a respetiva causa e escalar problemas antes de se tornarem urgentes;
• Manter a equipa e o cliente informados sobre prazos, próximos passos e bloqueios;
• Recolher NPS, feedback e testemunhos dos clientes;
• Preparar informação operacional para renovações e offboardings;
• Manter a Apex App, Slack, Google Drive e restante documentação organizados e atualizados.

QUEM PROCURAMOS

Procuramos uma pessoa extremamente organizada, comunicativa e responsável.

Tens de conseguir gerir vários clientes e diferentes equipas ao mesmo tempo sem perder informação, prazos ou compromissos.

É importante que:

• Tenhas experiência em Project Management, operações, gestão de clientes ou funções semelhantes;
• Sejas confortável a falar com clientes por videochamada e telefone;
• Não tenhas receio de insistir, cobrar respostas ou exigir o cumprimento de compromissos;
• Consigas antecipar problemas e agir antes de alguém te pedir;
• Tenhas excelente comunicação escrita e verbal em português;
• Consigas manter calma e clareza quando existem atrasos ou problemas;
• Sejas rigoroso(a) com processos, documentação e datas;
• Tenhas facilidade em aprender novas ferramentas;
• Consigas trabalhar com autonomia e tomar decisões operacionais;
• Saibas distinguir um problema urgente de algo que pode esperar;
• Não precises de validação constante para executar o teu trabalho.

Experiência em agências, produção de conteúdos, marketing, operações ou gestão de projetos com clientes será valorizada.

Ferramentas utilizadas: Slack, Google Workspace, Google Drive, Notion, plataformas de faturação e Apex App.

NÃO TE CANDIDATES SE

• Evitas chamadas e preferes resolver tudo apenas por mensagem;
• Tens dificuldade em fazer follow-up várias vezes;
• Esperas que os problemas cheguem até ti em vez de os procurar;
• Precisas que te recordem constantemente das tuas responsabilidades;
• Ficas desconfortável a responsabilizar clientes ou membros da equipa;
• Perdes informação quando tens vários projetos em simultâneo;
• Confundes ser simpático(a) com evitar conversas difíceis;
• Procuras uma função passiva, previsível e sem pressão por execução;
• Precisas de microgestão para manter ritmo e organização.

O QUE OFERECEMOS

• Trabalho 100% remoto;
• Função full-time;
• Processos e SOPs claros para as principais responsabilidades;
• Ferramentas internas construídas para apoiar o trabalho da Project Manager;
• Contacto direto com empreendedores e projetos em crescimento;
• Autonomia real para controlar a operação;
• Possibilidade de crescimento para uma posição de liderança operacional;
• Uma cultura exigente, direta e orientada para responsabilidade e resultados.

Se és organizado(a), proativo(a), confortável com responsabilidade e tens prazer em transformar confusão em execução, queremos conhecer-te.

Candidata-te através do formulário:

• https://forms.gle/GmkhWCAEBCHawZG49