Ops Admin Assistant I

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Tätigkeitsbeschreibung: Resumen del puesto

Apoyar las operaciones administrativas y de procesamiento de exportaciones, garantizando la correcta gestión documental, validación de información en sistemas operativos, control de discrepancias, actualización de registros, cumplimiento de procedimientos de seguridad y soporte a los procesos de Flor Express y carga aérea.

Principales responsabilidades

• Procesar y validar documentación de exportación y aduanas.
• Realizar actividades de edición, escaneo, digitalización y validación documental en OPSYS e IDIS.
• Gestionar procesos de escaneo de carga mediante equipos Zebra y aplicación GSL.
• Revisar y resolver discrepancias operativas y documentales.
• Actualizar información en sistemas operativos (OPSYS, Booking y herramientas asociadas).
• Ejecutar procesos de prealerta, linkeo y contingencia de guías al vuelo.
• Administrar inventarios de suministros operativos.
• Completar reportes y checklists operacionales.
• Apoyar auditorías internas y externas.
• Asegurar el cumplimiento de SOPs, estándares de seguridad y requerimientos regulatorios.
• Participar en iniciativas de mejora continua y estandarización de procesos.

A continuación, se describe la naturaleza general del cargo por medio de una lista de actividades que son requeridas para llevar a cabo el trabajo:

Seguridad y Cumplimiento

• Velar por mi seguridad y la de mis compañeros, participando activamente en las actividades de Seguridad y Salud en el Trabajo de la compañía.
• Cumplir con los requisitos y procedimientos de seguridad aplicables a la operación.
• Asegurar el cumplimiento de los SOPs (Standard Operating Procedures).
• Gestionar el cumplimiento de los entrenamientos semanales y de los requisitos de capacitación en IELMS.
• Apoyar la preparación y atención de auditorías internas y externas.
• Realizar Quick Look Audits según los lineamientos establecidos.

Procesamiento de Documentación Flor Express

• Digitalizar y validar la documentación aduanera de Flor Express.
• Escanear y validar documentos soporte: factura comercial, certificado fitosanitario y packing list.
• Validar la documentación antes de iniciar el proceso de edición.
• Confirmar que la cantidad de piezas y el valor declarado coincidan con la factura comercial.
• Revisar y gestionar discrepancias identificadas durante el procesamiento documental.
• Confirmar la transmisión de contingencias cuando aplique.

Procesamiento Operacional

• Ejecutar los procesos de escaneo mediante equipos Zebra utilizando la aplicación GSL.
• Realizar el cierre de ULDs, la creación de nuevos ULDs y la asignación de sellos de seguridad cuando sea requerido.
• Efectuar la revisión y resolución de discrepancias de Flor Express.
• Gestionar el linkeo de guías aéreas a los vuelos y ejecutar procesos de contingencia en OPSYS cuando corresponda.
• Actualizar información operativa en Booking, OPSYS y prealertas.
• Revisar y validar el reporte de discrepancias 4DJ0.
• Ejecutar procesos de Common Carrier conforme a los procedimientos establecidos.

Control de Datos y Sistemas

• Gestionar y validar información en los sistemas OPSYS, incluyendo procesamiento de ULDs y conciliaciones IN/OUT.
• Realizar seguimiento y validación de datos operativos en los sistemas corporativos.
• Identificar y corregir discrepancias operativas, incluyendo descuadres de ULD, creación de MOMA y registros forzados.
• Mantener la documentación de control de peso de básculas ASI y registros de Test Weight.

Inventarios y Soporte Operacional

• Administrar y controlar el inventario de suministros destinados a los clientes de Flor Express.
• Completar los checklist diarios, semanales y de preflight.
• Enviar comunicaciones operacionales, incluyendo actualizaciones de manuales, reportes y notificaciones.
• Asistir en la coordinación interfuncional (cross-functional) de acuerdo con las necesidades operativas.

Mejora Continua

• Identificar brechas operativas y proponer acciones correctivas.
• Apoyar la implementación de mejoras de procesos.
• Participar en iniciativas de estandarización y optimización operacional.

Conocimientos técnicos

• Dominio de Microsoft Office: Word, PowerPoint y Excel, Powe BI, Outlook y Teams)
• Manejo de sistemas operacionales y administrativos.
• Conocimiento básico de procesos de exportación, documentación aérea y logística.
• Deseable experiencia con procesos de escaneo.

Cualificaciones requeridas

• Técnico, tecnólogo o estudiante universitario en Logística, Comercio Internacional, Administración, Ingeniería Industrial o carreras afines.
• Experiencia requerida: Mínimo 1 año de experiencia en procesos administrativos, logísticos, operativos o de soporte a operaciones.

Horario de trabajo

• Lunes a domingo de acuerdo con la necesidad operativa y programación del Gateway.
• Disponibilidad para laborar fines de semana y festivos cuando la operación lo requiera.

Nivel de inglés requerido

• Inglés básico a intermedio (deseable) (50% hablado, 60% escrito)

Grado de la posición

007 Ops Admin Assistant I

Modalidad de trabajo

Presencial.

Dirección exacta del lugar de trabajo

Av dorado # 106-81 Bod 88-97 TC2 Muelle de carga Internacional Aeropuerto Internacional El Dorado, Bogotá D.C.

Cantidad de vacantes a cubrir

1 vacante.

Art der Anstellung

Unbefristet

Entschädigungs- und Diskriminierungsstopp

UPS hat sich verpflichtet, einen Arbeitsplatz zu schaffen, der frei von Diskriminierung, Belästigung und Vergeltungsmaßnahmen ist.

Im Jahr 1907 begannen zwei jugendliche Unternehmer in einem Keller in Seattle mit einem Kredit von 100 Dollar und gründeten das, was der größte Paketdienst der Welt werden sollte. Direkt von Anfang an haben wir unser Unternehmen kontinuierlich umgestaltet, um mit unserer einzigartigen Kultur erstklassige Dienstleistungen zu erbringen, indem wir die besten Talente finden, innovative Lösungen entwickeln und alle Menschen rund um den Globus verbinden. Future You bringt unsere Welt voran, indem wir liefern, was zählt.

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