ASSISTENTE EXECUTIVO DE DIRETORIA E SOCIOS

Sobre a Empresa: Grupo Itavema, atualmente com aproximadamente 30 concessionarias de autos, 8 marcas em momento de profissionalização atuando em São Paulo (SEDE ZONA OESTE DA CAPITAL DE SP) e Rio de Janeiro, com mais de 1.300 colaboradores.

Sobre a Função: Buscamos um profissional com experiência que SUMARIAMENTE, atuara de segunda a sexta, 100% presencial, será responsável por assessorar diretamente os sócios, organizando agendas profissionais, pessoais e familiares, compromissos, viagens, pagamentos, documentos e demandas administrativas. Atua como ponto de apoio entre sócios, familiares, executivos, áreas internas, empregados particulares e prestadores, antecipando necessidades, acompanhando pendências e garantindo agilidade, precisão e confidencialidade.

Responsabilidades:

Agendas, compromissos e viagens

• Administrar e compatibilizar agendas profissionais, pessoais e familiares, prevenindo conflitos e reorganizando prioridades.
• Confirmar reuniões, consultas, eventos, deslocamentos necessários, mantendo os sócios atualizados.
• Organizar viagens nacionais e internacionais, incluindo passagens, hospedagem, transporte, itinerários, reservas e documentos.

Demandas pessoais, familiares e patrimoniais

• Atender solicitações autorizadas dos sócios e familiares, providenciando serviços, compras, reservas e eventos.
• Acompanhar demandas de residências, veículos, documentos, fornecedores, contratos e serviços recorrentes.
• Realizar triagem de ligações, mensagens, correspondências, convites e solicitações, direcionando-as por prioridade.

Pagamentos e controles administrativos

• Organizar despesas, contas, faturas, reembolsos e pagamentos autorizados, observando valores, vencimentos e comprovantes.
• Manter controles e arquivos atualizados, interagindo com bancos, financeiro, contabilidade, jurídico e prestadores, sem assumir decisões privativas dos sócios.
• Acompanhar contratos, assinaturas, procurações, cadastros e documentos pessoais, familiares ou patrimoniais.

Empregados particulares e confidencialidade

• Controlar frequência, escalas, férias, benefícios e informações necessárias à folha dos empregados particulares.
• Encaminhar admissões, desligamentos, alterações e ocorrências aos responsáveis, acompanhando pagamentos e regularizações.
• Preservar o sigilo de informações pessoais, familiares, empresariais e financeiras.

Competências Técnicas:

• Gestão de agendas complexas, prioridades e logística executiva.
• Organização de viagens, eventos, reservas e documentação.
• Rotinas administrativas e financeiras: pagamentos, faturas, contratos e prestação de contas.
• Noções de administração de pessoal e informações para folha.
• Microsoft 365, Excel, agendas compartilhadas e gestão digital de documentos.

Competências Comportamentais:

• Discrição e confidencialidade.
• Organização e atenção aos detalhes.
• Proatividade e antecipação.
• Adaptabilidade e equilíbrio emocional.
• Comunicação, cordialidade e relacionamento.

Escolaridade: Mínimo 2o grau, ensino superior completo será um diferencial, preferencialmente em Secretariado Executivo, Administração, Gestão Empresarial ou áreas correlatas. Cursos recomendados, não obrigatórios: Assessoria Executiva; viagens e eventos; rotinas financeiras; departamento pessoal; etiqueta empresarial, LGPD e inglês.

Experiência: Experiência mínima recomendada de 2 anos em assistência executiva, secretariado ou assessoria pessoal a sócios, acionistas ou executivos. Desejável atuação em empresas de médio ou grande porte, holdings ou Family Offices, com agendas complexas, viagens, pagamentos, fornecedores, empregados particulares e informações confidenciais.