Guest Specialist/Administrative Assistant

(ENGLISH MESSAGE WILL FOLLOW)

Clinique de chirurgie plastique du Dr James Lee est à la recherche d’un(e) Concierge des Patients et Adjoint(e) Administratif(ve) hautement organisé(e), proactif(ve) et animé(e) par un véritable sens de l’hospitalité pour se joindre à notre équipe chirurgicale et esthétique. Dans ce rôle, vous contribuerez à offrir une expérience exceptionnelle à chacun de nos patients dès leur arrivée à la clinique. En collaboration avec notre Spécialiste des Patients, vous offrirez un service de type concierge tout en soutenant les opérations administratives quotidiennes de la clinique en coulisses.

Nous recherchons un véritable joueur d’équipe : une personne qui fait preuve d’initiative, qui aime soutenir ses collègues et qui n’hésite pas à prêter main-forte lorsque nécessaire afin de contribuer au succès de l’équipe. Le ou la candidat(e) idéal(e) possède un souci du détail exceptionnel, est fier(ère) du travail bien fait et comprend que chaque interaction et chaque détail contribuent à offrir une expérience patient remarquable.

À propos du poste

Vous ferez équipe avec notre Spécialiste des Patients, notre coordonnatrice aux soins des patients, l'équipe infirmière ainsi que le Dr Lee afin d'offrir une expérience exceptionnelle à chacun de nos patients.

Profil recherché

• Excellentes compétences en communication et en service à la clientèle
• Capacité à gérer plusieurs tâches à la fois dans un environnement actif
• Très organisé(e) et attentif(ve) aux détails
• Professionnel(le) et engagé(e) à offrir une expérience patient exceptionnelle.
• Fortes compétences informatiques, à l'aise avec les produits Apple (iOS/macOS), Medesync (ou tout autre DME) ainsi que la gestion de documents médicaux
• Bilingue en anglais et en français (oral et écrit)
• Une expérience dans un cabinet médical, une clinique esthétique, l'hôtellerie de luxe, un établissement hôtelier haut de gamme ou tout autre environnement offrant un service à la clientèle exceptionnel constitue un atout important

Responsabilités principales

Accueil & réception (Concierge des Patients)

• Collaborer avec notre Spécialiste des Patientes afin d’offrir une expérience chaleureuse, fluide et personnalisée à chaque patient, de son arrivée jusqu’à son départ.
• Accueillir les patients et les visiteurs avec professionnalisme tout en contribuant à créer une ambiance calme, raffinée et accueillante.
• Participer à l’accueil et au départ des patients en veillant à ce que leurs rendez-vous de suivi soient planifiés avant leur départ.
• Répondre aux appels téléphoniques, courriels et messages textes au besoin, tout en dirigeant les demandes liées aux consultations et aux chirurgies vers la coordonnatrice aux soins des patients.
• Coordonner le déroulement de la journée afin d'assurer une circulation fluide des patients et le respect de l'horaire.
• Veiller à ce que la réception, la salle d’attente et les espaces destinés aux patients demeurent impeccables, organisés et accueillants en tout temps.
• Anticiper les besoins des patients et offrir un service attentionné qui dépasse leurs attentes.

Soutien administratif (Adjoint(e) administratif(ve))

• Préparer les dossiers chirurgicaux, la documentation des patients (dossier opératoire, consentements, résultats laboratoire, ECG et prescriptions), les instructions préopératoires et postopératoires ainsi que les fichiers numériques
• Faire les suivis auprès des patients afin d’obtenir les formulaires et résultats requis à temps pour leur intervention
• Organiser et mettre à jour le programme chirurgical pour la salle d’opération, l’anesthésiste et l’équipe infirmière
• Télécharger les photos des patients de façon sécuritaire et gérer l’information sensible avec discrétion
• Faciliter la préparation, la signature et l'envoi par fax des ordonnances à la pharmacie désignée de chaque patient avant l'intervention chirurgicale
• Maintenir des dossiers numériques organisés et soutenir les activités administratives quotidiennes de la clinique

Informations pratiques

• Horaire : Temps plein, du lundi au vendredi
• Salaire : Selon l’expérience
• Avantages : Congés payés, stationnement sur place

Si vous êtes passionné(e) par l'expérience patient, que vous aimez travailler au sein d'une équipe engagée et que vous visez l'excellence dans tout ce que vous faites, nous serions ravis de faire votre connaissance. Venez contribuer à offrir une expérience exceptionnelle à chacun de nos patients.

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Dr. James Lee Plastic Surgery Clinic is looking for a highly organized, proactive, and hospitality-driven Guest Specialist & Administrative Assistant to join our surgical and aesthetic team.

In this role, you'll help create an exceptional experience for every patient from the moment they walk through our doors. Working alongside our Patient Specialist, you'll provide concierge-level hospitality while supporting the clinic's daily administrative operations behind the scenes.

We are looking for an A-Team player: someone who takes initiative, enjoys supporting others, and naturally steps in wherever needed to help the team succeed. The ideal candidate is exceptionally detail-oriented, takes pride in getting the small things right, and understands that every interaction and every task contributes to an outstanding patient experience.

About the Role

You'll work closely with our Patient Specialist, Patient Care Coordinator, nursing team, and Dr. Lee to ensure every patient receives a seamless, personalized experience. This role combines patient hospitality with administrative excellence and requires someone who thrives in a collaborative environment, communicates effectively, and consistently delivers work with a high level of accuracy and attention to detail.

We’re Looking For Someone Who Is:

• An A-Team player with excellent communication and time-management skills.
• Ability to manage multiple tasks in a fast-paced environment
• Exceptionally organized and detail-oriented
• Professional and committed to delivering an exceptional patient experience
• Strong computer skills, comfortable using iOS products/Apple-based software, Medesync (or EMRs), and handling medical documents
• Bilingual in English & French (Verbal and Written)
• Previous experience in a medical, surgical, aesthetic, luxury hospitality, or premium customer service environment is considered a strong asset

Key Responsibilities

Patient Experience & Reception (Guest Specialist)

• Partner with our Patient Specialist to deliver a warm, seamless, and personalized patient experience from arrival to departure
• Welcome patients and visitors while helping create a calm, polished, and welcoming clinic environment
• Assist with patient check-in and check-out, ensuring follow-up appointments are scheduled before patients leave
• Support phone, email, and text communications as needed while directing consultation and surgical inquiries to the Patient Care Coordinator
• Coordinate patient flow throughout the day to help appointments run on time
• Help maintain an immaculate reception, waiting area, and patient amenities throughout the day
• Anticipate patient needs and provide thoughtful hospitality to enhance their overall experience.

Administrative Support (Administrative Assistant)

• Help prepare patient files and organize necessary documents before and after surgery
• Follow up with patients to collect required forms and test results in time for their procedure
• Coordinate and maintain the surgical schedule with the operating room, anesthesiologist, and nursing team
• Upload patient photos and handle private information carefully and confidentially
• Prepare prescriptions and fax them to each patient’s pharmacy before their surgery
• Keep digital files well-organized and support the clinic’s daily administrative tasks

Details:

• Schedule: Monday–Friday, Full-time
• Compensation: Based on experience
• Benefits: Paid time off and on-site parking

If you're passionate about delivering an exceptional patient experience, thrive in a collaborative environment, and take pride in excellence, we'd love to hear from you. Join our team and help us continue raising the standard of patient care.