Assistente executivo Diretoria Geral

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Objetivo do cargo

Prestar suporte executivo e operacional à Diretoria Geral, garantindo a organização da rotina, a eficiência dos processos, o cumprimento de prazos e a comunicação eficaz entre diretoria, clientes, talentos, fornecedores e equipe interna.

Principais responsabilidades

• Gerenciar a agenda da Diretoria Geral, organizando reuniões, compromissos, viagens e eventos.
• Filtrar e priorizar demandas, assegurando uma rotina produtiva e eficiente.
• Preparar pautas, materiais de apoio, apresentações e atas de reuniões.
• Organizar informações, relatórios e documentos para suporte à tomada de decisão.

Acompanhamento de entregas

• Acompanhar cronogramas, prazos e entregas junto às equipes, clientes, parceiros e fornecedores.
• Realizar follow-up contínuo das demandas, garantindo a execução das atividades.
• Identificar gargalos operacionais e propor melhorias nos processos internos.
• Apoiar a Diretoria na coordenação de projetos estratégicos da agência.

Operações e suporte administrativo

• Planejar e organizar viagens nacionais e internacionais, incluindo passagens, hospedagens, roteiros e documentação.
• Apoiar a organização logística de eventos, campanhas e ações da agência.
• Conferir, organizar e controlar contratos, documentos e arquivos.
• Solicitar, acompanhar e realizar negociações básicas com fornecedores e prestadores de serviços.

Requisitos e qualificações

• Experiência sólida como Assistente Executiva, Secretária Executiva ou função equivalente, prestando suporte a Diretoria, Sócios ou C-Level.
• Inglês fluente (imprescindível).
• Domínio do Microsoft Office, especialmente Excel em nível intermediário.
• Conhecimento em Google Workspace e ferramentas de gestão, como Trello, Asana ou similares.
• Experiência nos segmentos de moda, publicidade, entretenimento ou eventos será considerada um diferencial.

Perfil desejado

• Excelente organização e capacidade de gerenciar múltiplas demandas simultaneamente.
• Perfil proativo, com forte senso de prioridade e capacidade de antecipar necessidades.
• Comunicação clara, assertiva e bom relacionamento interpessoal.
• Habilidade para realizar follow-up de forma firme, cordial e eficiente.
• Discrição, ética e absoluto sigilo no tratamento de informações confidenciais.
• Inteligência emocional, resiliência diante de mudancas de prioridades.
• Alto senso de responsabilidade, autonomia e comprometimento com resultados.