Assistant de projet - Gestion administrative, financière et opérations (H/F) (Nouvelle fenêtre)

Sous la supervision opérationnelle de la chefferie de projet,la/le titulaire du poste prendra en charge le suivi administratif, financier, et les aspects logistiques du projet. Il/elle travaillera quotidiennement avec les membres de l’équipe-projet basés à Lima, Pérou, ainsi que l’Unité de support aux projets (USP) reliée à la Direction régionale Andes, basée à Bogota, Colombie.

Tâches:

Gestion administrative:

• Appuyer la mise en œuvre de la procédure de passation de marchés publics ;
• S’assurer du respect des procédures de compliance internes (ex : « due diligence »);
• Collecter, classer et archiver les pièces administratives (contrat principal, marchés, contrats de mise en oeuvre, etc.) en version papier et en version électronique ;
• Fournir les documents exigés lors des audits ;
• Gérer les plannings d’activités, assurer les rappels nécessaires et la coordination logistique adéquate à l’équipe du projet ;
• Rassembler et faire circuler les informations nécessaires devant permettre au/à la Chef.fe de projet de faire un suivi régulier de l’ensemble des activités ;
• Appuyer la création de supports de communication ;
• Rédaction des comptes rendus de réunions.

Gestion financière :

• Collecte, vérification de la conformité et archivage des pièces justificatives et comptables ;
• Elaboration des bons à payer (BAP) et des bons à facturer (BAF) ;
• Mise à jour des tableaux de bord de suivi budgétaire du projet ;
• Suivi des dépenses et des factures fournisseurs (suivi, relance, enregistrement administratif) ;
• En coordination avec l’Unité de support aux projets (USP), contribue à l’élaboration des rapports financiers ;
• En coordination avec l’Unité de support aux projets (USP), prépare les clôtures annuelles et d’autres exercices budgétaires ;
• En coordination avec l’Unité de support aux projets (USP), prépare les audits annuels et final du projet.

Gestion logistique des opérations :

• Appuyer l’organisation logistique d’événements organisés dans le cadre du projet (ex : ateliers, conférences, comités de pilotage etc.) ;
• Coordonner les déplacements des missionnaires en collaboration avec l’équipe : selon les besoins, préparer les ordres de mission, les demandes d’avance de perdiem, les demandes de visas, la réservation de transports, hôtels, transferts aéroport, etc. ;
• Assurer le suivi des avances et collecte, vérification et archivage des pièces justificatives ;
• Assurer l’inventaire périodique des stocks (fournitures de bureau et produits d’hygiène) et préparation des demandes d’achat et de sortie des fournitures.
• Assurer le bon fonctionnement des équipements du bureau.

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