Analista Administrativo Sênior / Concierge

Vaga: Analista Administrativo(a) Sênior 100% presencial

Local: São Paulo - SP (região da Faria Lima)

Horário: Segunda a sexta, em horário comercial

Contratação: CLT

Benefícios: VR, VT, Convênio Médico, Convênio Odontológico, Seguro de Vida, Total Pass

Requisitos:

• Postura profissional, discrição e experiência comprovada no trato com diretoria, alta liderança e autoridades;
• Alto grau de autonomia e capacidade de resolver problemas sem supervisão direta;
• Inglês intermediário/avançado;
• Excelente comunicação verbal e escrita e forte organização;
• Desenvoltura com públicos diversos, incluindo visitantes VIP, fornecedores e equipes internas;
• Windows e Pacote Office.
• Experiência em rotinas administrativas sênior, facilities ou suporte a escritório;

Sobre a vaga:

Posição única e autônoma, responsável pelo pleno funcionamento administrativo, operacional e de infraestrutura de uma sede executiva de alto padrão. Será a referência local para o dia a dia do escritório, prestadores de serviço e suporte à gerência e à alta liderança, atuando com iniciativa e resolução própria.

Principais atividades:

Rotina administrativa e de facilities

• Conduzir a rotina administrativa e operacional do escritório, garantindo funcionamento, organização e padrão de excelência do ambiente;
• Ser o ponto focal com prestadores de serviço (limpeza, copa, manutenção, dedetização, segurança), acompanhando execução, qualidade e cumprimento de contratos;
• Interlocução com a administração do prédio, acionando manutenções até a resolução;
• Controlar estoque e reposição de insumos de escritório, copa e limpeza, com foco em eficiência de custos;
• Acompanhar cronogramas de limpeza pesada e fornecedores estratégicos;
• Preparar a infraestrutura de reuniões e eventos corporativos (salas, recursos multimídia, coffee breaks, almoços);
• Apoiar o onboarding logístico de novos colaboradores (acesso, posto de trabalho, equipamentos);
• Apoiar campanhas e ações internas (vacinação, entrevistas, filmagens, comunicados institucionais);
• Zelar pela conformidade com normas de segurança, acesso e uso dos espaços;
• Reportar à gerência indicadores de funcionamento (incidentes, demandas em aberto, pontos de atenção);
• Apoiar a gerência em demandas de maior complexidade e confidencialidade.

Atendimento e suporte

• Receber e conduzir visitantes de alto escalão, autoridades e representantes da alta liderança, inclusive em reuniões da sede executiva;
• Administrar reservas e utilização de salas, auditórios e espaços corporativos, garantindo disponibilidade e organização;
• Organizar chaves e kits de apoio das salas conforme agendamento;
• Dar suporte operacional a recursos multimídia nas reuniões;
• Gerir correspondências e encomendas (recebimento, triagem, protocolo, distribuição e envio);
• Apoiar a recepção e prestar informações sobre fluxos e funcionamento dos espaços administrativos.