Administrative Assistant - longueuil

Administrative Assistant and Coordinator

(Description en français ci-dessous)

Company Description 

Charles Virone Concept is a specialist in creating refined residential environments, offering curated home interiors and complete interior design solutions. Team members collaborate closely with designers, suppliers, and clients to deliver tailored interiors that reflect a contemporary, international aesthetic. The organization values attention to detail, service excellence, and a strong commitment to quality in every project.

Role Description

Charles Virone Concept is looking for a reliable, organized, and resourceful Administrative Assistant and Coordinator to join our Montreal office.

This is a hands-on coordination and support position that touches many areas of the company, including daily office operations, administrative follow-ups, internal organization, basic accounting support, and assistance to our design team.

The successful candidate will act as an important link between senior administration, management, and the design team. This person will help keep information moving, ensure that requests are followed up on, and support the structure and efficiency of our daily operations.

Because we are a small and collaborative team, we are looking for someone who is comfortable taking initiative, helping wherever needed, and adapting when priorities change.

Key Responsibilities

Assist with day-to-day office operations and administrative coordination

Support the design team with miscellaneous follow-ups, supplier communication, document organization, sample coordination, meeting preparation, and project-related administrative tasks

Assist the senior administrative team with scheduling, filing, document preparation, data entry, internal follow-ups, and general office coordination

Act as a liaison between senior management and the rest of the team for requests, assistance, follow-ups, and internal communication

Help ensure that tasks, requests, deadlines, and communications do not fall through the cracks

Follow up with suppliers, team members, and external partners when required

Assist with organizing project information, office documents, administrative files, and internal systems

Provide basic accounting and finance support, including invoicing assistance, payment tracking, record keeping, and document preparation

Help coordinate appointments, meetings, deliveries, documents, and day-to-day operational requirements

Support the team with general problem-solving and changing daily priorities

Help maintain an organized, professional, and efficient office environment

Qualifications

Fully bilingual in English and French, both written and spoken

Has a valid Quebec drivers licence

Qualifications

Strong verbal and written communication skills

Experience in administrative assistance, office coordination, operations support, or a similar role

Proficiency in scheduling, document management, data entry, filing, and administrative follow-up

Basic knowledge of invoicing, payment tracking, expense documentation, and financial record keeping

Excellent organizational skills and strong attention to detail

Ability to prioritize multiple tasks and follow through without constant supervision

Comfortable communicating with clients, suppliers, external partners, and internal team members

Resourceful, dependable, professional, and solution-oriented

Comfortable working in a small office environment where responsibilities may overlap and priorities can change quickly

Proficiency with Microsoft Office, Outlook, Excel, and general office software

Position Details

Montreal office

initial 6-9 months 3-4 days per week to eventual full time afterwards

Business hours 9 to 5

In person position

Start date to be discussed

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Adjointe administrative et coordonnatrice

Description de l’entreprise

Charles Virone Concept est un spécialiste de la création d’environnements résidentiels raffinés, offrant des intérieurs soigneusement sélectionnés ainsi que des solutions complètes en design d’intérieur. Les membres de l’équipe collaborent étroitement avec les designers, les fournisseurs et les clients afin de réaliser des intérieurs personnalisés qui reflètent une esthétique contemporaine et internationale. L’organisation accorde une grande importance au souci du détail, à l’excellence du service et à un engagement marqué envers la qualité dans chaque projet.

Description du poste

Charles Virone Concept est à la recherche d’une adjointe administrative et coordonnatrice fiable, organisée et débrouillarde pour se joindre à notre bureau de Montréal.

Il s’agit d’un poste pratique de coordination et de soutien qui touche plusieurs secteurs de l’entreprise, notamment les activités quotidiennes du bureau, les suivis administratifs, l’organisation interne, le soutien comptable de base et l’assistance à notre équipe de design.

La candidate retenue agira comme un lien important entre l’administration principale, la direction et l’équipe de design. Cette personne contribuera à assurer la circulation de l’information, à veiller au suivi des demandes et à soutenir la structure et l’efficacité de nos activités quotidiennes.

Comme nous sommes une petite équipe collaborative, nous recherchons une personne à l’aise de prendre des initiatives, d’aider là où cela est nécessaire et de s’adapter lorsque les priorités changent.

Principales responsabilités

Assister dans les activités quotidiennes du bureau et la coordination administrative

Soutenir l’équipe de design dans divers suivis, les communications avec les fournisseurs, l’organisation des documents, la coordination des échantillons, la préparation des réunions et les tâches administratives liées aux projets

Assister l’équipe administrative principale dans la gestion des horaires, le classement, la préparation de documents, la saisie de données, les suivis internes et la coordination générale du bureau

Agir comme agente de liaison entre la haute direction et le reste de l’équipe pour les demandes, l’assistance, les suivis et les communications internes

Contribuer à assurer que les tâches, les demandes, les échéances et les communications ne soient pas oubliées

Effectuer les suivis auprès des fournisseurs, des membres de l’équipe et des partenaires externes lorsque requis

Aider à organiser les renseignements liés aux projets, les documents du bureau, les dossiers administratifs et les systèmes internes

Fournir un soutien comptable et financier de base, notamment une assistance à la facturation, le suivi des paiements, la tenue des dossiers et la préparation de documents

Aider à coordonner les rendez-vous, les réunions, les livraisons, les documents et les besoins opérationnels quotidiens

Soutenir l’équipe dans la résolution générale de problèmes et l’adaptation aux priorités quotidiennes changeantes

Contribuer au maintien d’un environnement de bureau organisé, professionnel et efficace

Parfaitement bilingue en anglais et en français, à l’écrit comme à l’oral

Possède un permis de conduire québécois valide

Qualifications

Solides compétences en communication verbale et écrite

Expérience en soutien administratif, en coordination de bureau, en soutien aux opérations ou dans un poste similaire

Maîtrise de la gestion des horaires, de la gestion documentaire, de la saisie de données, du classement et des suivis administratifs

Connaissance de base de la facturation, du suivi des paiements, de la documentation des dépenses et de la tenue de dossiers financiers

Excellentes compétences organisationnelles et grand souci du détail

Capacité à prioriser plusieurs tâches et à en assurer le suivi sans supervision constante

À l’aise de communiquer avec les clients, les fournisseurs, les partenaires externes et les membres de l’équipe interne

Débrouillarde, fiable, professionnelle et orientée vers les solutions

À l’aise de travailler dans un petit environnement de bureau où les responsabilités peuvent se chevaucher et où les priorités peuvent changer rapidement

Maîtrise de Microsoft Office, Outlook, Excel et des logiciels de bureau courants

Détails du poste

Bureau de Montréal

Pendant les 6 à 9 premiers mois, de 3 à 4 jours par semaine, avec une transition éventuelle vers un poste à temps plein par la suite

Heures d’ouverture de 9 h à 17 h

Poste en présentiel

Date d’entrée en fonction à discuter