Administrative Assistant

Estamos buscando para nuestro cliente, una firma de servicios financieros, una asistente administrativa bilingüe.

Esta persona estará encargada de brindar soporte administrativo, coordinación y servicio al cliente dentro de un entorno financiero regulado, asegurando una gestión eficiente de documentación, procesos y requerimientos. Debe mantener altos estándares de organización, confidencialidad, precisión y calidad de servicio. Se requiere un nivel de inglés mínimo del 70%, tanto hablado como escrito, así como una excelente capacidad de resolución de problemas, análisis y seguimiento.La posición requiere una persona organizada, proactiva, orientada al servicio y capaz de manejar múltiples prioridades, información confidencial y procesos administrativos con precisión y eficiencia.

Será responsable de facilitar la comunicación entre cliente, asesore financiero, equipos internos, custodios y proveedores externos, asegurando el cumplimiento adecuado de los procesos y una experiencia de servicio de alta calidad.

Si no tiene el nivel de inglés requerido , por favor absténgase de aplicar.

Principales Responsabilidades:

Gestión Administrativa

• Brindar soporte a clientes, asesores financieros y equipos internos.
• Coordinar solicitudes y dar seguimiento oportuno a los procesos.
• Organizar y mantener actualizada la documentación de clientes y cuentas.
• Preparar reportes y controles administrativos.
• Coordinar reuniones, agendas y actividades internas.
• Apoyar la mejora y optimización de procesos administrativos.

Servicio al Cliente

• Atender clientes internacionales de manera profesional y orientada a soluciones.
• Gestionar consultas, solicitudes y requerimientos administrativos.
• Servir de enlace entre clientes, asesores, custodios, bancos y equipos internos.
• Dar seguimiento a trámites y mantener informadas a las partes involucradas.
• Manejar información confidencial con discreción y profesionalismo.

Soporte a Procesos Financieros

• Apoyar la apertura, actualización, mantenimiento y cierre de cuentas.
• Recopilar, revisar y organizar documentación de clientes.
• Coordinar formularios y documentos con custodios e instituciones financieras.
• Dar seguimiento a transferencias, movimientos de cuentas y actualizaciones de información.
• Mantener controles internos sobre solicitudes y procesos pendientes.
• Apoyar procesos de KYC y AML y la actualización de expedientes.
• Recopilar y organizar documentación requerida por Compliance.
• Dar seguimiento a solicitudes regulatorias y actualizaciones periódicas.
• Apoyar auditorías, revisiones regulatorias y controles de calidad.

Conocimientos y Competencias

• Manejo de Sistemas tales como Microsoft Office (Excel, Word, Outlook y PowerPoint).
• Experiencia con plataformas de custodia y sistemas de gestión documental (deseable)
• Excelente organización, atención al detalle y capacidad de seguimiento.
• Capacidad para manejar múltiples prioridades y trabajar bajo presión.
• Habilidad para trabajar con clientes y equipos multidisciplinarios.
• Manejo responsable de información confidencial.
• Orientación al servicio, resolución de problemas y mejora continua.
• Nivel de inglés mínimo del 70%, tanto escrito como hablado.
• Excelente comunicación profesional en español e inglés.

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