Coordenador de operações e processos

Coordenador(a) de Operações e Processos

Sobre a vaga

A DermoSec está em um momento de crescimento e estruturação e busca um(a) Coordenador(a) de Operações e Processos para atuar diretamente com o CEO na gestão, organização e evolução da operação da empresa.

A pessoa será responsável por coordenar a rotina das principais áreas operacionais, acompanhar indicadores e metas, estruturar processos, desenvolver padrões de trabalho, identificar gargalos e garantir que as prioridades definidas pela liderança sejam efetivamente executadas.

Objetivo da posição

Garantir que a operação da DermoSec funcione de forma integrada, eficiente e organizada, com processos claros, indicadores acompanhados, responsabilidades definidas e problemas tratados antes que impactem o negócio.

Um dos principais objetivos da função será reduzir progressivamente a dependência operacional da empresa em relação ao CEO, permitindo que a liderança concentre cada vez mais tempo em estratégia, crescimento, novos negócios, produtos e expansão.

Principais responsabilidades

Gestão da operação e das áreas

* Coordenar a rotina operacional das principais áreas da empresa;

* Acompanhar diretamente Financeiro/RH, Logística/Compras, Vendas, SAC e demais áreas operacionais;

* Realizar reuniões periódicas de acompanhamento com os responsáveis de cada área;

* Estruturar uma rotina de gestão semanal e mensal;

* Acompanhar prioridades, prazos, pendências, metas e entregas;

* Promover integração e comunicação eficiente entre as diferentes áreas;

* Garantir clareza sobre quem é responsável por cada atividade e decisão;

* Identificar riscos e problemas antes que cheguem à Diretoria;

* Atuar na resolução de conflitos, gargalos e dificuldades entre áreas;

* Garantir que decisões tomadas em reuniões sejam transformadas em ações, responsáveis e prazos;

* Cobrar execução e acompanhar os planos de ação até sua conclusão.

Gestão por indicadores e performance

* Definir, acompanhar e consolidar os principais KPIs de cada área;

* Desenvolver dashboards e relatórios executivos;

* Acompanhar metas e identificar desvios de performance;

* Conduzir reuniões de acompanhamento de resultados;

* Cobrar planos de ação para indicadores abaixo do esperado;

* Identificar tendências, riscos e oportunidades por meio dos dados;

* Garantir que cada responsável conheça e acompanhe seus indicadores;

* Preparar uma visão consolidada da operação para apresentação ao CEO.

Processos e organização

* Mapear todos os principais processos da empresa;

* Identificar processos inexistentes, informais ou excessivamente dependentes de conhecimento individual;

* Criar, documentar e implementar processos internos;

* Desenvolver SOPs, procedimentos operacionais, fluxos, checklists, manuais e políticas internas;

* Definir responsáveis, etapas, aprovações, prazos e indicadores para cada processo;

* Padronizar a maneira como as atividades são executadas;

* Reduzir retrabalho, erros, atrasos e dependência de conhecimento não documentado;

* Criar processos de onboarding para novos colaboradores;

* Garantir que os processos criados sejam efetivamente implementados e utilizados pela equipe;

* Revisar processos periodicamente e promover melhoria contínua;

* Identificar possibilidades de automação e ganho de eficiência.

Projetos e execução

* Coordenar projetos internos que envolvam múltiplas áreas;

* Criar cronogramas, responsáveis, prioridades e datas de entrega;

* Acompanhar projetos de novos produtos, fornecedores, sistemas, ferramentas e melhorias internas;

* Apoiar a coordenação operacional dos lançamentos de novos produtos;

* Garantir alinhamento entre áreas envolvidas em cada projeto;

* Antecipar riscos que possam comprometer prazos;

* Acompanhar projetos do início até a conclusão;

* Garantir que projetos estratégicos não parem por falta de acompanhamento.

Interface com o CEO

* Reportar-se diretamente ao CEO;

* Transformar as prioridades definidas pelo CEO em planos de execução;

* Preparar reuniões executivas com informações consolidadas;

* Levar à Diretoria apenas assuntos que realmente demandem decisão do CEO;

* Sempre que possível, apresentar problemas acompanhados de contexto, alternativas e recomendação;

* Proteger o tempo do CEO de demandas operacionais que possam ser resolvidas pela própria gestão;

* Garantir follow-up das decisões tomadas pela Diretoria;

* Manter o CEO informado sobre riscos relevantes, sem transferir desnecessariamente a gestão operacional para ele.

O comportamento esperado é:

“Identifiquei o problema, analisei as causas, alinhei com os responsáveis, estas são as alternativas e recomendo seguirmos por este caminho.”

E não:

“Temos um problema. O que devemos fazer?”

Gestão de pessoas

* Coordenar e desenvolver os responsáveis pelas áreas;

* Realizar reuniões individuais e de acompanhamento;

* Definir expectativas e responsabilidades claras;

* Apoiar na organização das prioridades de cada profissional;

* Cobrar compromissos assumidos;

* Desenvolver cultura de responsabilidade e prestação de contas;

* Apoiar o Financeiro/RH em necessidades relacionadas a estrutura, contratação e desenvolvimento do time;

* Identificar lacunas de estrutura ou necessidade de novas contratações.

Perfil que buscamos

Procuramos uma pessoa extremamente organizada, estruturada, analítica e resolutiva.

Alguém que tenha facilidade para entrar em um ambiente em crescimento, entender rapidamente como as áreas funcionam e criar ordem onde ainda não existe um processo completamente definido.

Precisamos de alguém que saiba equilibrar gestão de pessoas, processos, indicadores e execução.

Não buscamos apenas uma pessoa para documentar processos. A responsabilidade será criar, implementar, acompanhar e garantir que os processos sejam utilizados pela equipe.

Requisitos

* Experiência profissional em operações, processos, gestão empresarial ou áreas relacionadas;

* Experiência formal liderando ou coordenando pessoas;

* Experiência com mapeamento, estruturação e implementação de processos;

* Experiência acompanhando KPIs, metas e planos de ação;

* Experiência trabalhando com diferentes áreas simultaneamente;

* Capacidade de conduzir reuniões e cobrar execução;

* Excelente organização e capacidade de priorização;

* Perfil analítico e orientado a resultados;

* Excelente comunicação verbal e escrita;

* Autonomia e forte capacidade de resolução de problemas;

* Capacidade de trabalhar em ambiente de crescimento e mudanças rápidas;

* Domínio de Excel ou Google Sheets;

* Familiaridade com ferramentas de gestão de tarefas, processos ou projetos.

Diferenciais

* Experiência em e-commerce;

* Experiência em empresas DTC;

* Experiência em cosméticos, beleza, varejo ou bens de consumo;

* Experiência em empresas em fase de crescimento acelerado;

* Conhecimento de BPM, Lean, melhoria contínua ou metodologias semelhantes;

* Experiência com Notion, ClickUp, Monday, Asana ou ferramentas relacionadas;

* Experiência com dashboards e ferramentas de BI;

* Experiência reportando diretamente para CEO, fundador ou Diretoria.

Modelo de trabalho

Híbrido — São Paulo/SP

Segunda a quinta-feira presencial.

Sexta-feira em home office.

Regime: CLT

Reporte: CEO