Responsable des événements et de l’administration

Le rôle
Assurer la préparation, la réalisation et le bilan des événements d’Immigrant Québec, tout en maintenant un suivi administratif fiable et régulier. La personne coordonne les intervenants et veille au respect des échéances, des budgets approuvés et des engagements pris.

Ce rôle couvre notamment le Salon de l’immigration et de l’intégration au Québec, le Sommet de l’immigration au Québec et les autres activités administratives confiées par la direction.

Positionnement proposé Rattachement à la directrice générale adjointe. Collaboration quotidienne avec le développement des affaires, les communications, les publications. Coordination fonctionnelle des fournisseurs, des équipes temporaires (stagiaires) et des bénévoles mobilisés pour les événements.

Répartition indicative sur l’année : 65 % événements et 35 % administration, à ajuster selon le calendrier et le volume réel des tâches.

Organisation et réalisation des événements Établir le calendrier annuel, les rétroplannings, les listes de tâches et les outils de suivi; anticiper les besoins et signaler rapidement les arbitrages nécessaires. Préparer les budgets prévisionnels, demander et comparer les soumissions, négocier les modalités avec les fournisseurs et suivre les dépenses selon les autorisations accordées. Coordonner les lieux, les plans de salles et de kiosques, le montage et le démontage, les besoins techniques, la signalétique, la restauration et les inscriptions.

Assurer le suivi opérationnel des exposants, partenaires, conférenciers et prestataires : renseignements pratiques, documents attendus, besoins particuliers et échéances. Coordonner avec les équipes concernées la programmation, les supports de communication et la livraison des engagements de visibilité prévus aux ententes. Préparer le déroulement détaillé, répartir les responsabilités sur place, encadrer les équipes mobilisées et gérer les imprévus.

Suivi administratif et coordination interne Préparer et suivre les documents administratifs, les contrats, les bons de commande et les renouvellements; maintenir un classement partagé accessible et structuré.

Préparer ou émettre les factures selon les procédures internes, suivre les comptes à recevoir et effectuer les relances nécessaires en coordination avec la comptabilité. Tenir à jour les tableaux de suivi des dépenses, des engagements et des échéances; signaler les écarts, les retards et les documents manquants. Coordonner les besoins courants du bureau et les relations avec les fournisseurs de services, selon le périmètre confié.

Soutenir la préparation des réunions internes et le suivi des décisions; rassembler les pièces utiles aux bilans et aux redditions de comptes. Formaliser les procédures récurrentes, tenir à jour les dossiers de référence et assurer la confidentialité des renseignements traités.

Expérience et compétences recherchées Environ cinq années d’expérience pertinente, incluant la prise en charge autonome d’événements impliquant plusieurs fournisseurs et intervenants. Expérience concrète du suivi administratif : facturation, contrats, pièces comptables, tableaux budgétaires et gestion documentaire.

Formation en gestion d’événements, administration, gestion de projets ou domaine connexe; toute combinaison pertinente de formation et d’expérience sera considérée. Maîtrise des tableurs, des outils bureautiques collaboratifs et des outils de gestion de projets; aisance avec les plateformes d’inscription et les bases de contacts. Excellente maîtrise du français à l’oral et à l’écrit; connaissance du milieu associatif et de l’écosystème de l’immigration, un atout.

Permis de conduire, un atout Disponibilité occasionnelle les soirs et fins de semaine lors des événements Connaissance du logiciel comptable Quickbooks, un atout

Lieu de travail et conditions Montréal (métro Rosemont-Beaubien) Salaire selon expérience Présentiel 100% 37,5h par semaine 4 semaines de congés par année Prise en charge du transport (carte STM) REER et assurance santé

Qualités attendues
Une personne autonome, méthodique et présente sur le terrain, capable de mener plusieurs dossiers sans perdre le fil des suivis. Elle sait prioriser, négocier avec tact et travailler avec des interlocuteurs variés. Elle combine sens du service, rigueur dans les chiffres, discrétion et calme devant les imprévus.