Administrativo/a- Gestión y Soporte

¡Buscamos Administrativo/a para unirse a nuestro equipo!

¿Eres una persona organizada, resolutiva y con capacidad para gestionar diferentes tareas y prioridades? ¿Te gusta trabajar con datos, coordinar proveedores y asegurarse de que todo funcione correctamente?

Buscamos incorporar a una persona para una posición transversal, que combinará recepción, gestión administrativa, soporte a Dirección, Office Management y gestión patrimonial.

Serás una figura clave para garantizar el buen funcionamiento de diferentes procesos administrativos y operativos de la compañía, trabajando con distintos interlocutores y con un alto grado de organización y autonomía.

¿Cuáles serán tus principales responsabilidades?

Recepción y Office Management

• Atender llamadas telefónicas y recibir visitas presenciales.
• Controlar el inventario y gestionar los pedidos de suministros y material de oficina.
• Coordinar y realizar el seguimiento de proveedores de servicios de oficina: limpieza, mantenimiento, mensajería, etc.
• Coordinar reuniones, visitas externas y eventos corporativos.
• Realizar comunicaciones internas relacionadas con el funcionamiento de la oficina.

Gestión administrativa y soporte a Dirección

• Gestionar y realizar el seguimiento de concursos públicos y apoyar en la preparación de documentación administrativa.
• Gestionar y realizar el seguimiento de proveedores: altas, documentación, facturación y servicios.
• Revisar cuentas bancarias y realizar la conciliación de cobros.
• Gestionar pagos y compras de productos y servicios.
• Elaborar informes y análisis mediante Excel avanzado: tablas dinámicas, fórmulas, gráficos, etc.
• Dar soporte administrativo a Dirección, preparando, organizando y haciendo seguimiento de documentación e información.
• Gestionar viajes, mensajería y otras necesidades administrativas de la organización.

Gestión patrimonial

• Realizar el seguimiento administrativo de la cartera de inmuebles: alquileres, cobros, rentas, contratos y renovaciones.
• Hacer seguimiento de incidencias, reparaciones y mantenimiento con inquilinos y proveedores.
• Gestionar y realizar el seguimiento de seguros y siniestros.
• Controlar gastos asociados a los inmuebles: IBI, tasas, comunidades y derramas.
• Mantener organizada y actualizada la documentación de inmuebles e inquilinos.
• Coordinarse con administradores de fincas, aseguradoras, inmobiliarias y otros profesionales.
• Dar apoyo administrativo en nuevas adquisiciones e incorporación de inmuebles a la cartera.

¿Qué buscamos en ti?

• Experiencia mínima de 2-3 años en posiciones administrativas y/o de office management.
• Dominio avanzado de Excel: tablas dinámicas, fórmulas, gráficos y análisis de datos.
• Imprescindible nivel alto de catalán
• Capacidad para trabajar con documentación, facturas, contratos y datos económicos.
• Persona organizada, metódica y con atención al detalle.
• Capacidad para gestionar diferentes tareas y prioridades de forma autónoma.
• Buenas habilidades de comunicación y coordinación con diferentes interlocutores.
• Se valorará experiencia en el uso de herramientas Inteligencia Artificial (IA) aplicadas a tareas administrativas, gestión de información, análisis o mejora de procesos.

Buscamos una persona proactiva, resolutiva y orientada a la mejora, que no se limite a ejecutar tareas, sino que sea capaz de detectar necesidades, anticiparse a posibles incidencias y hacer seguimiento de los temas hasta su resolución.

Si eres de las personas que disfrutan teniendo todo bajo control, organizando información, coordinando diferentes tareas y buscando soluciones, ¡este puede ser tu sitio!

• Oficinas en Barcelona, zona Sant Martí.
• Jornada completa: lunes a jueves de 9:00 a 18:00 y viernes intensivo de 8:00 a 15:00.
• Salario competitivo, negociable según experiencia y valor aportado.
• Una posición transversal, con variedad de responsabilidades y contacto con diferentes áreas de la organización.

#J-18808-Ljbffr