Coordinateur(trice) de la gestion des données de projet (Contrôleur(se) de documents)

Titre du poste : Coordinateur(trice) de la gestion des données de projet (Contrôleur(se) de documents)

Durée : Contrat initial de 9 mois, avec possibilité de prolongation

Lieu : Montréal, Québec

Description du poste :

Le bilinguisme est obligatoire – anglais et français (l’espagnol constitue un atout).

Le candidat idéal est parfaitement bilingue, possède une expérience dans les projets de construction et/ou d’ingénierie, une expérience dans la gestion des dessins techniques, fait preuve d’un excellent esprit de collaboration et d’assertivité avec les parties prenantes du projet, et est orienté vers la recherche de solutions.

Coordinateur(trice) PDM

• Faire partie d’une équipe soutenant des projets et des études à l’échelle mondiale.
• Excellent environnement de travail où les personnes sont valorisées et respectées.
• Poste contractuel de catégorie 1 basé à Montréal.

À propos du poste

Nous recherchons un(e) Coordinateur(trice) PDM (Contrôleur(se) de documents) afin de fournir et d’assurer un service de gestion et de contrôle documentaire professionnel, efficace, ponctuel et de qualité tout au long du cycle de vie du projet, auprès d’équipes réparties dans différents fuseaux horaires et régions géographiques, tout en étant basé(e) à Montréal.

Ce poste fait partie d’une fonction centrale dynamique qui soutient le portefeuille de projets au Canada.

Il s’agit d’une excellente occasion pour une personne ayant un fort esprit d’équipe, d’excellentes compétences en gestion des relations avec les parties prenantes, de l’expérience en leadership d’équipe et une solide compréhension des processus de contrôle documentaire. La personne retenue participera également à la mise en place des projets, à l’intégration et à l’engagement des entrepreneurs, ainsi qu’à la mise en œuvre continue d’améliorations des processus.

Ce que vous apporterez

• Un engagement envers votre propre sécurité et celle de votre équipe.
• Une expérience significative dans un rôle de contrôle documentaire sur des projets de grande envergure (minimum 5 ans).
• Une expérience dans des projets d’ingénierie et de construction.
• Une expérience antérieure dans la gestion de petites et moyennes équipes de contrôle documentaire.
• D’excellentes compétences en collaboration et en mobilisation auprès des différents groupes de parties prenantes et des membres de l’équipe.
• Une expérience dans la mise en place et la gestion de systèmes et de processus de contrôle documentaire.
• Une expérience dans la mise en place de projets, ainsi que dans la clôture et le transfert des contrats/projets.
• Une expérience dans la gestion d’équipes de fournisseurs, d’entrepreneurs et/ou de sous-traitants.
• La capacité de superviser, gérer et rendre compte de la charge de travail de l’équipe.
• La capacité à exceller dans un environnement de travail dynamique et exigeant.

Les compétences suivantes constitueraient également un atout :

• Expérience en contrôle documentaire couvrant l’ensemble du cycle de vie d’un projet, depuis les études d’ordre de grandeur jusqu’au transfert et à la clôture du projet.
• Expérience de travail sur site ou de soutien à des projets directement sur site.
• Expérience antérieure avec InEight Document et SharePoint.

Principales responsabilités

• Effectuer le contrôle qualité et la vérification des livrables de projet provenant des entrepreneurs et des ESP.
• Assurer la formation et le soutien technique aux parties prenantes internes et externes.
• Participer aux réunions de coordination et assurer le suivi des communications.
• Effectuer le reporting et le nettoyage des données, en collaboration avec le/la responsable PDM.
• Assurer le suivi des livrables de projet en attente ainsi que de la documentation relative aux RFI (Demandes d’information).
• Utiliser les systèmes requis : SharePoint, InEight et MS Office.
• Accueillir et intégrer les nouveaux employés, les accompagner et les encadrer afin d’assurer le développement continu des contrôleurs documentaires (DC).
• Former les contrôleurs documentaires (DC) aux processus PDM internes.
• Préparer et distribuer le rapport hebdomadaire de suivi des livrables (expediting report).
• Escalader au/à la responsable les problèmes qui ne sont pas résolus dans un délai de 24 heures.
• Effectuer des points de suivi avec les entrepreneurs toutes les deux semaines.
• Examiner mensuellement le CDS avec chaque entrepreneur.
• Maintenir mensuellement la matrice de distribution.
• Participer aux réunions de projet selon la fréquence établie pour le projet et maintenir des échanges réguliers en personne avec les collègues du projet.
• Assurer une formation continue des utilisateurs sur les systèmes (InEight, SharePoint).
• Élaborer le plan de mise en place du projet et répondre aux exigences de planification du transfert, conformément aux directives du/de la responsable.
• Servir de modèle en matière de réactivité envers les parties prenantes, avec un délai de réponse de 24 heures.
• Participer activement à la génération d’idées d’amélioration ainsi qu’à la mise en œuvre des initiatives d’amélioration continue (CI).
• Simplifier et optimiser les demandes d’accès à InEight et SharePoint.