À PROPOS D’ARTITALIA GROUP
Artitalia Group est l’un des principaux fabricants d’équipements et de mobilier sur mesure destinés aux secteurs de la vente au détail, de la restauration et de l’hôtellerie, ainsi qu’aux services de courrier et de colis et à la manutention. Nous travaillons avec des matériaux haut de gamme, dans des délais serrés et selon des normes de qualité élevées afin de fournir des produits d’exception à nos clients.
DESCRIPTION DU POSTE
En tant qu’Assistant Exécutif et Coordinateur de Réception, vous serez le visage du groupe Artitalia et le pilier administratif de notre siège social. Vous serez responsable de donner une excellente première impression à chaque visiteur, tout en veillant à ce que notre équipe de direction reste organisée, préparée et fonctionne efficacement.
RESPONSABILITÉS
1. Accueil et réception
2. Support exécutif
3. Réunions et accueil des clients
4. Administration du bureau
5. Gestion des voyages et des dépenses
6. Accueil au bureau
DÉTAILS
1. Accueil et réception
Accueillir les clients, fournisseurs, partenaires et visiteurs avec professionnalisme et chaleur
Répondre aux appels téléphoniques entrants et les transférer
Gérer l’enregistrement des visiteurs et les procédures d’accueil
Veiller à ce que l’espace d’accueil soit bien rangé, propre et professionnel
Coordonner la réception et l’envoi des colis et du courrier
Gérer les fournitures de bureau et d’accueil
Assurer la liaison avec la direction de l’immeuble et les prestataires de services externes lorsque cela est nécessaire 2. Support exécutif
Assurer le soutien administratif quotidien des membres de la direction en :
Gérant des agendas et des plannings complexes
Coordonnant les réunions et les rendez-vous
Organisant les priorités et les ordres du jour quotidiens des dirigeants
Préparant les présentations et les documents de réunion
Traitant les notes de frais
Gérant les informations confidentielles avec une discrétion absolue
Assurant le suivi des actions à mener et veillant au respect des délais 3. Réunions et accueil des clients
Coordonner l’ensemble des réunions de direction et des visites de clients, notamment :
Préparer les salles de réunion et les espaces dédiés aux réunions
Organiser les supports de présentation
Commander les services de traiteur et les repas
Préparer le café, le thé, les boissons et les rafraîchissements
Accueillir les invités à leur arrivée
Veiller à ce que chaque client bénéficie d’une expérience professionnelle et de premier ordre 4. Administration de bureau
Rédiger des courriers, des lettres et des communications internes
Gérer les systèmes de classement et les archives de l’entreprise
Coordonner les validations et les signatures de documents
Participer à des projets spécifiques
Apporter un soutien lors d’événements internes et pour les fonctions de direction
Contribuer à l’amélioration des processus administratifs et à l’optimisation de l’efficacité 5. Gestion des voyages et des dépenses
Coordonner l’organisation de tous les déplacements des cadres : réservation des voyages nationaux et internationaux
Coordonner les réservations d’hôtels, de vols, de véhicules de location et des transferts. Préparer des itinéraires détaillés
Suivre les modifications et ajustements apportés aux déplacements
Vérifier la conformité des justificatifs et des dépenses
Soumettre les notes de frais avec précision et dans les délais impartis 6. Accueil au bureau
Assurer l’entretien des cuisines, des coins café et des espaces de réunion
Veiller à ce que les rafraîchissements et les fournitures soient toujours disponibles
Coordonner les repas, les réunions de direction et les événements d’entreprise
Contribuer à créer une ambiance de travail accueillante et professionnelle COMPÉTENCES REQUISES
Au moins 3 à 5 ans d’expérience en tant qu’assistant(e) de direction, assistant(e) administratif(ve), coordinateur(trice) de bureau ou dans un poste similaire
Excellentes capacités d’organisation et de gestion simultanée de plusieurs tâches
Excellentes compétences en communication écrite et orale
Excellentes compétences relationnelles et en service client
Présentation et comportement professionnels
Grand souci du détail
Capacité à hiérarchiser plusieurs responsabilités simultanément
Haut niveau d’intégrité et de confidentialité
Solides capacités de résolution de problèmes
Attitude positive et proactive COMPÉTENCES TECHNIQUES
Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
Microsoft Teams
Gestion de l’agenda
Systèmes de gestion des dépenses
Plateformes de visioconférence
Capacité à maîtriser rapidement de nouveaux logiciels et systèmes d’entreprise