Practicante administrativo Part - Time

4. FUNCIONES PRINCIPALES

4.1 Gestión Documentaria

• Organizar y archivar documentos administrativos.
• Mantener actualizados registros físicos y digitales.
• Controlar versiones de formatos y documentos.

4.2 Apoyo en Facturación y Guías

• Apoyar en la emisión de facturas y guías de remisión.
• Verificar que la documentación esté completa y correcta.
• Coordinar correcciones cuando aplique.

4.3 Coordinación Interna

• Coordinar información entre Comercial, Operaciones y Almacén.
• Apoyar en la programación de despachos u obras (cuando aplique).
• Comunicar incidencias administrativas.

4.4 Atención Interna y Externa

• Atender llamadas, correos y consultas administrativas.
• Derivar consultas al área correspondiente.
• Brindar información básica autorizada.

4.5 Control de Registros y Reportes

• Registrar información administrativa en sistemas internos.
• Elaborar reportes administrativos básicos.
• Actualizar bases de datos de clientes y proveedores.

4.6 Apoyo en Control de Pagos y Compras

• Apoyar en el control de facturas de proveedores.
• Coordinar órdenes de compra aprobadas.
• Dar seguimiento a documentación de pagos.

4.7 Cumplimiento de Procedimientos

• Cumplir los procedimientos administrativos establecidos.
• Utilizar formatos oficiales vigentes.
• Apoyar auditorías internas o externas.

5. RESPONSABILIDADES

• Mantener orden y confidencialidad de la información.
• Cumplir plazos administrativos.
• Apoyar el correcto flujo de información interna.
• Cumplir normas y políticas internas.