Receptionniste

Job Description

Job Description

RÉCEPTIONNISTE / SECRÉTAIRE — CONTRAT TEMPORAIRE

Type de poste : Temporaire / Contrat
Raison de l’embauche : Remplacement temporaire pour congé de maladie
Localisation : Montréal, Québec

Horaire : 8 h 30 à 16 h 30
Mode de travail : Hybride — environ 3 jours au bureau et 2 jours à distance, jours à confirmer
Statut : Contrat temporaire
Durée : À confirmer
Salaire : 22 $ à 24 $/heure

À propos du rôle

Nous sommes à la recherche d’une réceptionniste / secrétaire bilingue pour un remplacement temporaire urgent au sein de l’équipe de réception. La personne recherchée sera responsable d’assurer un accueil professionnel et chaleureux des patients et visiteurs, ainsi que de soutenir les activités administratives quotidiennes de la réception.

Il s’agit d’un rôle qui demande une personne rapide, efficace, souriante, courtoise et à l’aise dans un environnement axé sur le service à la clientèle.

Selon les besoins opérationnels, une possibilité de transfert ou d’affectation dans une clinique pourrait être envisagée, mais cette possibilité n’est pas garantie.

Responsabilités principales

• Accueillir les patients et les visiteurs avec professionnalisme, courtoisie et sourire.

• Répondre aux appels téléphoniques et diriger les demandes vers les bonnes ressources.

• Effectuer la prise et la gestion des rendez-vous.

• Gérer les courriels et le courrier entrant et sortant.

• Effectuer certains transferts d’appels et assurer le suivi des communications.

• Réceptionner et distribuer les colis.

• Effectuer diverses tâches administratives liées au fonctionnement de la réception.

• Maintenir l’espace de réception et certaines aires communes propres et ordonnées, notamment la cuisine des employés au besoin.

• Collaborer avec le gestionnaire de la succursale et les membres de l’équipe.

• Offrir un service à la clientèle professionnel, bilingue et orienté vers les patients.

Profil recherché

• Environ 1 à 2 années d’expérience en réception, service à la clientèle ou dans un rôle administratif similaire.

• Diplôme d’études secondaires (Secondaire V) avec expérience pertinente, DEP ou DEC.

• Bilinguisme français et anglais essentiel, à l’oral et à l’écrit.

• L'anglais courant est utilisé régulièrement pour des interactions à l’échelle nationale.

• Excellentes aptitudes en communication et en service à la clientèle.

• Attitude professionnelle, positive et courtoise.

• Personne souriante, dynamique et organisée.

• Capacité à travailler rapidement et efficacement dans un environnement où plusieurs demandes peuvent survenir simultanément.

• Bonne maîtrise des outils informatiques et des communications courantes.

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RECEPTIONIST / SECRETARY — TEMPORARY CONTRACT

Position Type: Temporary / Contract
Reason for Hiring: Temporary replacement for a medical leave
Location: Montreal, Quebec

Schedule: 8:30 a.m. to 4:30 p.m.
Work Model: Hybrid — approximately 3 days in the office and 2 days remotely; days to be confirmed
Employment Status: Temporary contract
Duration: To be confirmed
Salary: $22–$24/hour

About the Role

We are looking for a bilingual Receptionist / Secretary for an urgent temporary replacement within the reception team. The successful candidate will be responsible for providing a professional and welcoming experience to patients and visitors while supporting the day-to-day administrative activities of the reception area.

This role requires someone who is quick, efficient, friendly, courteous, and comfortable working in a customer-service-focused environment.

Depending on operational needs, there may be an opportunity for a transfer or assignment to a clinic; however, this possibility is not guaranteed.

Key Responsibilities

• Welcome patients and visitors in a professional, courteous, and friendly manner.

• Answer incoming phone calls and direct inquiries to the appropriate resources.

• Schedule and manage appointments.

• Manage incoming and outgoing emails and mail.

• Handle call transfers and follow up on communications as required.

• Receive and distribute packages.

• Perform various administrative tasks related to the day-to-day operation of the reception area.

• Keep the reception area and certain common areas clean and organized, including the employee kitchen when required.

• Collaborate with the Branch Manager and other team members.

• Provide professional, bilingual, and patient-focused customer service.

Ideal Candidate Profile

• Approximately 1–2 years of experience in reception, customer service, administration, or a similar role.

• High school diploma (Secondary V) with relevant experience, DEP, or DEC.

• Fluency in both French and English is essential, both spoken and written.

• Fluent English is regularly used for interactions at the national level.

• Excellent communication and customer-service skills.

• Professional, positive, and courteous attitude.

• Friendly, energetic, and well-organized.

• Ability to work quickly and efficiently in an environment where multiple requests may arise simultaneously.

• Good proficiency with standard computer tools and communication systems.

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