Marketing Funds Operations Specialist (m/f/x)

Jesteśmy jedną z dziesięciu największych agencji pracy i doradztwa personalnego w Polsce, należącą do międzynarodowej Grupy Synergie – globalnego lidera w obszarze HR. Od 2006 roku wspieramy kandydatów w rozwoju kariery, oferując sprawdzone oferty pracy w kraju i za granicą. 

Synergie Poland – Zaufaj specjalistom od rekrutacji!

Twoje obowiązki:

• koordynacja procesu rozliczania funduszy marketingowych od momentu zatwierdzenia aktywności do finalnego zamknięcia projektu,
• rejestrowanie projektów, monitorowanie budżetów oraz kontrola terminów i wymagań rozliczeniowych,
• zbieranie, weryfikacja i kompletowanie dokumentacji wymaganej do rozliczenia działań marketingowych,
• przygotowywanie i składanie rozliczeń (claims) w portalach producentów oraz monitorowanie ich statusu,
• koordynacja procesu fakturowania i współpraca z działem finansowym,
• monitorowanie płatności, identyfikowanie opóźnień i prowadzenie działań follow-up,
• prowadzenie raportów dotyczących statusu funduszy i projektów,
• kontrola poprawności danych, dokumentacji i zgodności procesów z wymaganiami producentów,
• ścisła współpraca z zespołem marketingu, finansami oraz zagranicznymi oddziałami firmy.

Oczekujemy:

• doświadczenia zawodowego w obszarze finansów operacyjnych, księgowości, AP/AR, billingu, controllingu lub pokrewnych,
• umiejętności pracy z dokumentacją finansową, fakturami, płatnościami oraz rozliczeniami,
• bardzo dobrej organizacji pracy i umiejętności prowadzenia wielu równoległych procesów,
• samodzielności, wysokiej dokładności i dbałości o szczegóły,
• umiejętności analizowania i uzgadniania danych oraz dokumentów,
• znajomości języka angielskiego na poziomie min. B2,
• bardzo dobrej znajomości programu Excel,
• mile widziana znajomość Power BI, Power Automate, Microsoft Lists, systemów ERP lub workflow,

Nasz Klient oferuje:

• zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę,
• pracę w bardzo dynamicznie rozwijającej się organizacji o ugruntowanej pozycji rynkowej,
• możliwość zdobycia unikalnych kompetencji w obszarze funduszy marketingowych i współpracy z globalnymi producentami technologii,
• prywatną opiekę medyczną,
• ubezpieczenie grupowe oraz pakiet świadczeń socjalnych,
• doładowanie karty SmartLunch w wysokości 450 PLN miesięcznie,
• dodatkowe świadczenia finansowe,
• wyjazdy integracyjne, w tym zagraniczne,
• realny wpływ na rozwój i usprawnianie procesów operacyjnych,
• przyjazną atmosferę współpracy oraz kompleksowe wdrożenie w specyfikę stanowiska.

Klikając „Aplikuj" potwierdzasz, że wyrażasz zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych przez Synergie Poland Sp. z o.o. oraz Synergie HR Solutions Sp. z o.o. zawartych w przesłanych dokumentach aplikacyjnych na potrzeby bieżącego procesu rekrutacji. Twoja zgoda może być cofnięta w każdym czasie. Szczegóły dotyczące przetwarzania znajdziesz w Obowiązku informacyjnym.

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest:

a) Synergie Poland Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie, ul.

Wadowicka 6, 30-415 Kraków, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa – Śródmieścia w Krakowie, Wydział XI Gospodarczy KRS pod numerem: 0000272214, NIP: 6762336026, REGON: 120367970. Kontakt z Administratorem: tel. 12 290 22 44, e-mail: [email protected]

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, którym jest Pan Paweł Wołoszyn, adres e-mail: daneosobowe@synergie.pl

b) Synergie HR Solutions Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, Aleja Jana Pawła II 27, 00-867 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa - Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem 0000393120, NIP 6793070782, REGON 121868265. Kontakt z Administratorem: tel. 12 290 22 44, e-mail: [email protected]

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, którym jest Pan Paweł Wołoszyn, adres e-mail: daneosobowe@synergie.pl

PODSTAWA PRAWNA I CELE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Pani/Pana dane będą wykorzystywane w celu realizacji procesu rekrutacji, w sposób zgodny z poniższymi zasadami:

1) W przypadku ubiegania się o zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę (w tym pracę tymczasową) dane w zakresie: imię (imiona) i nazwisko; datę urodzenia; dane kontaktowe wskazane przez taką osobę; wykształcenie; kwalifikacje zawodowe; przebieg dotychczasowego zatrudnienia – przetwarzane będą na podstawie art. 22 (1) § 1 Kodeksu pracy w związku z art. 6 ust. 1 lit c RODO– w ramach obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze.

Dodatkowe dane osobowe (poza wymienionymi powyżej takie jak wizerunek czy zainteresowania) dołączone do dostarczonych dokumentów aplikacyjnych – będą przetwarzane wyłącznie na podstawie dobrowolnie wyrażonej zgody zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

2) W przypadku aplikowania na stanowisko, w którym oferowana jest umowa zlecenia lub inna umowa cywilnoprawna (a nie umowa o pracę), podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest zgoda kandydata.

Oznacza to, że przetwarzanie wszystkich danych zawartych w CV lub dokumentach aplikacyjnych odbywa się na podstawie zgody (z art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą kandydat wyraża, składając aplikację.

Jeżeli wyrazi Pani/Pan dobrowolną zgodę zawartą w formularzu aplikacyjnym Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane również:

3) W celu prowadzenia przyszłych rekrutacji – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO w zakresie wszystkich danych, które podaje Pani/Pan w CV lub dokumentach aplikacyjnych.

4) W celu realizacji działań marketingowych w tym wysyłki newslettera – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadnionym interesie Administratora.

ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH

Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą Klienci (podmioty poszukujące kandydatów do pracy) Administratora w związku z realizacja celów rekrutacyjnych oraz podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa. Pani/Pana dane mogą być również przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie Administratora np. dostawcom usług IT i innym podmiotom przetwarzającym dane w celu określonych przez Administratora – przy czym takie podmioty przetwarzają dane wyłącznie na podstawie umowy z Administratorem.

OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH OSOBOWYCH

Pani/Pana dane osobowe zbierane w celu realizacji procesu rekrutacji będą przetwarzane przez okres realizacji procesu rekrutacji, natomiast dane przetwarzane w oparciu o zgodę na przyszłe rekrutacje będą przetwarzane przez okres nie dłuższy niż 24 miesiące lub do momentu wycofania zgody.

W przypadku wyrażenia zgody na działania marketingowe dane będą przetwarzane do momentu wycofania zgody.

INFORMACJE O WYMOGU/DOBROWOLNOŚCI PODANIA DANYCH ORAZ KONSEKWENCJI NIE PODANIA DANYCH OSOBOWYCH

W przypadku procesu rekrutacji na stanowisko, gdzie oferowana jest umowa o pracę (w tym także praca tymczasowa), podanie danych osobowych w zakresie określonym przepisami Kodeksu pracy, tj.: imię (imiona) i nazwisko, data urodzenia, wskazane przez Kandydata dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jest wymagane przez prawo, a odmowa ich podania może uniemożliwić uczestnictwo w rekrutacji. Wszelkie dane niewymagane Kodeksem pracy są przekazywane dobrowolnie, a ich brak nie wpływa na możliwość udziału w rekrutacji.

Natomiast w przypadku rekrutacji na stanowisko, w którym proponowana jest umowa cywilnoprawna (np. umowa zlecenie), przepis prawa nie wymaga podania danych, a ich przekazanie pozostaje dobrowolne.

Podanie adekwatnych danych jest jednak niezbędne, aby Kandydat mógł przystąpić do procesu rekrutacyjnego, a odmowa ich podania skutkować może pominięciem danej kandydatury w procedurze rekrutacyjnej.

PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

Posiada Pani/Pan prawo żądania od Administratora: dostępu do treści swoich danych osobowych, sprostowania danych, usunięcia danych osobowych, ograniczenia przetwarzania danych osobowych, przenoszenia danych, wniesienie sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem – jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie udzielonej nam zgody, – w przypadkach i na warunkach określonych w RODO.

Prawa wymienione powyżej można zrealizować poprzez formularz https://forms.office.com/e/Fbc7g1ekgm lub kontakt z Administratorem bądź Inspektorem Ochrony Danych.

Posiada Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzasadnione jest, że Pana/Pani dane osobowe przetwarzane są przez administratora niezgodnie z przepisami RODO.

ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI W TYM PROFILOWANIE

Pani/Pana dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym w formie profilowania.

PRZEKAZYWANIE DANYCH OSOBOWYCH DO PAŃSTWA TRZECIEGO LUB ORGANIZACJI MIĘDZYNARODOWEJ

Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane na serwerach w krajach Unii Europejskiej. Jednak, ponieważ Administrator korzysta z rozwiązań chmurowych oferowanych przez firmę Microsoft, istnieje możliwość, że dane te zostaną przekazane do kraju spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Wskazani dostawcy usług posiadają aktywny certyfikat w ramach Data Privacy Framework: Microsoft Corporation