Gestionaire des opérations | Operations Manager

À propos de nous BLP avocats est un cabinet en pleine expansion regroupant des professionnels en droit des affaires. Fondée en 2021 au cœur du Vieux-Montréal, notre cabinet a connu une croissance soutenue tout en conservant une approche humaine, une rigueur professionnelle et le plaisir de travailler ensemble en équipe. Notre succès repose sur une vision claire et une approche centrée sur le client.

Nous prenons en charge les projets de nos clients en plaçant leurs objectifs d’affaires au cœur de nos priorités, grâce à une expertise juridique stratégique et pratique qui les accompagne à chaque étape. Description du poste Le gestionnaire des opérations a pour mission de concevoir, mettre en place et optimiser les procédures et les ressources informatiques afin d’assurer le bon déroulement des activités quotidiennes et de contribuer à l’atteinte des objectifs de l’entreprise. Il sera également impliqué dans la définition d’indicateurs clés de performance (KPI) et proposera des pistes d’amélioration.

Responsabilités Être l'expert interne en matière de logiciels et de procédures utilisés, et veiller à ce que chacun sache utiliser efficacement les outils logiciels disponibles; Développer, mettre en œuvre et maintenir des flux de travail et des procédures internes afin de rationaliser et de normaliser les opérations, notamment les supports d'aide, les modèles et les formulaires; Développer en permanence son expertise en matière de produits logiciels en examinant les nouvelles fonctionnalités, en testant les problèmes liés aux produits et en installant les mises à jour si nécessaire ; Fournir une assistance quotidienne au personnel pour les questions concernant les procédures et les logiciels, et maintenir une base de données de FAQ avec des réponses accessibles aux utilisateurs internes ; Fournir un soutien direct en matière de formation aux membres de l'équipe selon les besoins. Agir comme personne-ressource principale pour communiquer avec les fournisseurs de logiciels pour les problèmes, la hiérarchisation, le traitement et le suivi des résolutions ; Tenir à jour un calendrier d'audits des processus et réaliser des audits pour s'assurer que les procédures internes sont respectées, et fournir des rapports et des recommandations d'amélioration ; Développer une structure de rapports des indicateurs clés de performance (KPI) standardisée, conformément aux exigences de la direction ; Peut participer à des réunions/conférences de groupes d'utilisateurs en représentant l'entreprise ; Organiser les connaissances internes et les bases de données, y compris Sharepoint; Faire preuve d'une bonne connaissance et respecter les politiques de l'entreprise telles que décrites dans le manuel de l'employé ; Gérer l’image de marque de l’entreprise et ses différents points de contact externes, notamment les communications générales avec la clientèle, les publications des comités, le profil LinkedIn et les processus de recrutement ; Gérer le recrutement de nouveaux collaborateurs au sein de l’entreprise et les procédures qui y sont reliées ; Gérer les procédures liées aux ressources humaines au sein de l'entreprise. Réaliser toute autre tâche qui lui sera confiée. Éducation et expérience Un diplôme de baccalauréat en informatique ou en administration des entreprises est préférable, mais d'autres certifications pertinentes seront prises en considération ; Expérience préalable (de préférence 3 ans ou plus) dans un poste d'assistance logicielle, d'exploitation et de développement de processus ; Expérience préalable dans un cabinet d’avocats et bonne connaissance des termes et des principes ; Maîtrise de la suite Microsoft Word, connaissance des bases de données utilisées dans les cabinets d'avocats et compréhension des structures de base de données (champs, tables, vues, objets de base de données, etc.).

Compétences requises Solides compétences en travail autonome et en collaboration en équipe ; Avoir une solide capacité à prendre des décisions et à résoudre des problèmes, notamment pour traiter des difficultés simples à modérées ; Démontrer une grande capacité à être proactif et à mettre en place des mesures et à concevoir des systèmes au sein de l’organisation ; Faire preuve d’un sens aigu de l’organisation ; Avoir des compétences relationnelles exceptionnelles et savoir communiquer de manière professionnelle, claire et adéquate ; Maitriser les compétences en communication orale et écrite en français et en anglais. ----- About Us BLP Lawyers is a growing law firm bringing together legal professionals specializing in business law. Founded in 2021 in the heart of Old Montreal, our organization has grown while maintaining its close-knit approach, professional rigor, and the pleasure of working together as a team. Our success is built on a clear vision and a client-centric approach.

We drive each client's projects forward by placing their business objectives at the center of our priorities, thanks to strategic and practical legal expertise to guide them at every stage. Job Description The Operations Manager is responsible for the creation, implementation and efficient use of processes and IT tools, enabling effective daily operations and supporting the Company’s objectives. This position will also support the leadership team with KPI development and recommendations for improvement.

Responsibilities Be the internal expert on software and procedures utilized, and ensure everyone knows how to effectively use the software tools available; Develop, implement, and maintain internal workflows and procedures to streamline and standardize operations including support materials, templates and Forms; Continually develop software product expertise by reviewing new functionality, testing product issues, and installing updates as need; Provide daily support to staff for process and software inquiries, and maintain a database of FAQs with responses available to internal users; Provide direct training support to team members as needed; Be the main interface contact with software provider(s) for issues, prioritization, tracking, and resolution follow-up; Maintain a process audit schedule and perform audits to ensure internal procedures are followed, and provide reports and recommendations for improvement; Develop a standardized KPI reporting structure as required by senior management; May participate in User Group meetings/conferences representing the Company; Organize internal knowledge and databases, including Sharepoint; Demonstrate awareness and adherence to Company policies as outlined in the Employee Manual; Manage the firm’s branding and external touchpoints, including client general communications, committee outputs, Linkedin and hiring processes; Manage the recruitment of new personnel of the firm and all processes related thereto; Manage processes relating to HR within the firm; Performs other duties as assigned. Education and Experience A bachelor's degree in IT/computer science or business administration is preferred, however other relevant certifications will be considered; Previous experience (preferable 3+yrs) in a software support position, operations and process development; Prior experience in a legal firm and familiarity with legal terms and principles is desired; Proficiency with Microsoft Word Suite, knowledge with law firm related databases and understanding of database structures, including fields, tables, views, database objects, etc. Required Skills Work effectively both independently and in a team-oriented environment; Effective decision-making and problem-solving skills involving troubleshooting basic to moderate issues; Proactive to taken action and create systems within the organization; Strong organizational skills; Excellent interpersonal skills, and ability to communicate professionally, clearly, and appropriately; Excellent written and verbal communication skills in both French and English.