Executive Assistant & Operations Manager

Josh Jagermann and his team at The Agency Montreal are seeking a highly organized, proactive, and dependable Executive Assistant / Transaction Coordinator to support a growing luxury real estate business and related entrepreneurial ventures. This role requires someone professional, resourceful, detail-oriented, and capable of managing multiple moving parts within a fast-paced and relationship-driven environment. Responsibilities include supporting day-to-day operations, transaction coordination, scheduling, executive logistics, client communication, administrative management, and occasional personal or project-based support.

Responsibilities Managing schedules, calendars, meetings & travel logistics Acting as a key organizational support and day-to-day gatekeeper Client communication, follow-ups & transaction coordination CRM, document organization & administrative management Coordinating with accountants, notaries, contractors & service providers Assisting with executive, operational & occasional personal matters Supporting special projects and maintaining efficiency across shifting priorities Qualifications Fully bilingual (French & English) Highly organized with strong attention to detail Ability to multitask and prioritize efficiently Professional, polished, and dependable Resourceful, proactive, and solution-oriented Comfortable working independently in a hybrid environment Real estate experience is a strong asset Strong communication and interpersonal skills Position Details Part-time or full-time opportunity Hybrid role (home + occasional office presence in Westmount) Competitive compensation based on experience For the right full-time candidate, the role may evolve to include additional responsibilities and team support/management Why Work With Us This is an opportunity to work closely within a dynamic luxury real estate environment while being part of the collaborative and entrepreneurial culture of The Agency Montreal. Beyond real estate, the role also offers exposure to a wide range of business, investment, lifestyle, and philanthropic initiatives within a fast-moving and relationship-driven environment. We are looking for someone who wants to become an important long-term part of a growing team built around professionalism, trust, ambition, and strong relationships.

To apply, please email [email protected] with a short introduction and CV. À propos du rôle Josh Jagermann et son équipe chez The Agency Montréal sont à la recherche d’un(e) adjoint(e) exécutif(ve) / coordonnateur(trice) des transactions organisé(e), proactif(ve) et fiable afin de soutenir une entreprise immobilière de luxe en pleine croissance ainsi que diverses initiatives entrepreneuriales connexes. Ce rôle requiert une personne professionnelle, débrouillarde, minutieuse et capable de gérer plusieurs éléments simultanément dans un environnement dynamique axé sur les relations humaines. Les responsabilités incluent notamment le soutien aux opérations quotidiennes, la coordination des transactions, la gestion d’horaires et de logistique exécutive, les communications avec les clients, la gestion administrative ainsi qu’un soutien occasionnel lié à certains projets ou besoins personnels.

Responsabilités Gestion des horaires, calendriers, réunions et déplacements Agir comme soutien organisationnel clé et point de référence au quotidien Communication avec les clients, suivis et coordination des transactions Gestion du CRM, organisation documentaire et soutien administratif Coordination avec comptables, notaires, entrepreneurs et autres professionnels Soutien exécutif, opérationnel et certaines tâches personnelles au besoin Participation à divers projets et maintien de l’efficacité dans un environnement en constante évolution Qualifications Parfaitement bilingue (français / anglais) Très organisé(e) avec un grand souci du détail Capacité à gérer plusieurs priorités efficacement Professionnel(le), fiable et soigné(e) Débrouillard(e), proactif(ve) et orienté(e) vers les solutions Capacité à travailler de façon autonome dans un environnement hybride Expérience en immobilier fortement considérée Excellentes aptitudes communicationnelles et relationnelles Détails du poste Opportunité à temps partiel ou temps plein Poste hybride (maison + présence occasionnelle au bureau de Westmount) Rémunération compétitive selon expérience Pour le bon candidat à temps plein, le rôle pourra évoluer vers davantage de responsabilités ainsi qu’un soutien et une gestion d’équipe Pourquoi travailler avec nous Il s’agit d’une opportunité de travailler au sein d’un environnement dynamique en immobilier de luxe tout en faisant partie de la culture collaborative et entrepreneuriale de The Agency Montréal. Au-delà de l’immobilier, le rôle offre également une exposition à divers projets liés aux affaires, aux investissements, au style de vie et à la philanthropie dans un environnement stimulant et axé sur les relations humaines. Nous recherchons une personne souhaitant devenir un membre important à long terme d’une équipe en croissance fondée sur le professionnalisme, la confiance, l’ambition et des relations solides.

Pour postuler, veuillez envoyer une courte présentation ainsi que votre CV à [email protected] . #J-18808-Ljbffr