Executive Assistant

Title: Executive Assistant

Status: Permanent, Full time

Location: Dorval, QC (Hybrid)

Salary: Competitive

RESPONSIBILITIES:

Client Services & Communication

• First Responder: Serve as the primary point of contact for incoming client inquiries, managing communications, addressing general requests, and routing complex issues efficiently in a timely manner.
• Client Follow-Ups: Proactively track and follow up on pending client requirements, including obtaining signatures, statement copies, meeting bookings, and missing account information.
• Meeting Coordination: Schedule, coordinate, and manage complex calendars across all three advisors' agendas.

Operations & Account Administration

• Account Processing: Handle new account openings and initiate transfers, managing rigorous external follow-ups until completion.
• KYC Management: Coordinate and book Know Your Client (KYC) reviews and compliance updates.
• Transaction Reporting: Prepare and distribute comprehensive weekly transaction reports.
• Problem Solving: Actively resolve daily operational friction points, including correcting form errors, rectifying misprocessings, and clearing communication logjams.

Team Workflow & Onboarding

• Internal Coordination: Conduct regular follow-ups with team members to track pending tasks, outstanding deliverables, and deadlines.
• Onboarding: Manage the onboarding process for new team members and juniors, including contract/forms preparation and internal system setups.
• Record Management: Maintain robust filing and archiving systems to ensure complete compliance and accessibility.
• Practice Continuity: Serve as the general operational backbone—ensuring the office runs smoothly, workflows remain streamlined, and team organization is consistently maintained.

QUALIFICATIONS:

College degree or Administrative diploma or certificate program

4 - 10 year’s experience as an Executive Assistant

Strong computer skills. Proficiency in use of MS Office applications including Outlook, Teams,

Word, Excel and PowerPoint.

Ability to take initiative, work independently, work collaboratively as part of a team and work with all levels of management and staff.

Excellent organizational skills and ability to function with sense of urgency. Able to handle several tasks simultaneously, establish priorities and respect deadlines.

Excellent communication skills

We thank you for your application; however, only successful candidates will be contacted

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Titre : Assistant(e) Exécutif(ve)

Statut : Permanent, temps plein

Lieu : Dorval (Québec) – Hybride

Salaire : Compétitif

RESPONSABILITÉS :

Service à la clientèle et communications

• Premier point de contact : Agir à titre de principal point de contact pour les demandes entrantes des clients, gérer les communications, répondre aux demandes générales et acheminer efficacement les dossiers plus complexes dans des délais appropriés.
• Suivis auprès des clients : Effectuer un suivi proactif des éléments en suspens, notamment l’obtention de signatures, de copies de relevés, la planification de rencontres et la collecte des renseignements manquants relatifs aux comptes.
• Coordination des rencontres : Planifier, coordonner et gérer les calendriers complexes des trois conseillers.

Opérations et administration des comptes

• Traitement des comptes : Gérer l’ouverture de nouveaux comptes et l’initiation des transferts, tout en assurant les suivis externes nécessaires jusqu’à leur réalisation.
• Gestion des exigences KYC (Connaissance du client) : Coordonner et planifier les mises à jour des dossiers « Connaissance du client » (KYC) ainsi que les révisions de conformité.
• Rapports de transactions : Préparer et distribuer les rapports hebdomadaires détaillés sur les transactions.
• Résolution de problèmes : Résoudre de façon proactive les enjeux opérationnels quotidiens, notamment les erreurs dans les formulaires, les traitements incorrects et les blocages de communication.

Coordination de l’équipe et intégration

• Coordination interne : Effectuer des suivis réguliers auprès des membres de l’équipe afin d’assurer l’avancement des tâches, des livrables et le respect des échéances.
• Intégration des nouveaux employés : Gérer le processus d’accueil et d’intégration des nouveaux employés et des employés juniors, y compris la préparation des contrats, des formulaires et la configuration des systèmes internes.
• Gestion documentaire : Maintenir un système efficace de classement et d’archivage afin d’assurer la conformité, l’accessibilité et l’intégrité des dossiers.
• Continuité des opérations : Agir comme pilier des opérations administratives afin d’assurer le bon fonctionnement du bureau, l’efficacité des processus de travail et une excellente organisation de l’équipe.

QUALIFICATIONS

• Diplôme d’études collégiales ou diplôme/certificat en administration.
• De 4 à 10 ans d’expérience à titre d’adjoint(e).
• Excellente maîtrise des outils informatiques, notamment la suite Microsoft Office (Outlook, Teams, Word, Excel et PowerPoint).
• Capacité à faire preuve d’initiative, à travailler de façon autonome ainsi qu’en collaboration avec une équipe, et à interagir efficacement avec tous les niveaux de gestion et du personnel.
• Excellentes aptitudes en organisation et capacité à travailler avec un fort sentiment d’urgence. Aptitude à gérer plusieurs tâches simultanément, à établir les priorités et à respecter les échéances.
• Excellentes habiletés en communication.

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