Chargé(e) de gestion administrative

La Maison du Passif est une association engagée dans la promotion du bâtiment passif et de la construction durable. Depuis presque 20 ans, elle accompagne les professionnels du bâtiment, les maîtres d’ouvrage et les acteurs de la transition écologique dans le développement de bâtiments plus performants, confortables et respectueux des ressources.

À travers ses différentes activités - adhésions, labellisation de projets, formations, événements et diffusion de connaissances -, La Maison du Passif anime une communauté de professionnels engagés et contribue à faire évoluer les pratiques du secteur du bâtiment.

En 2025, La Maison du Passif s’est engagée dans une démarche de gouvernance partagée. Objectif: associer davantage les salariées aux prises de décisions, en lien étroit avec le Conseil d’Administration, afin de développer un mode de fonctionnement plus horizontal, plus robuste, fondé sur la coopération et la responsabilité collective!

Dans le cadre de son développement, La Maison du Passif recherche un(e) Chargé(e) de gestion administrative pour rejoindre son équipe de 4 salarié.es et contribuer au bon fonctionnement quotidien de l’association.

Votre rôle

Véritable point de contact administratif de l’association, vous assurez le suivi des activités quotidiennes et facilitez les échanges entre les différents interlocuteurs : adhérents, clients, formateurs, partenaires et équipe interne.

Polyvalent(e) et organisé(e), vous contribuez à la qualité de service de l’association en assurant un suivi rigoureux des dossiers administratifs et en accompagnant le bon déroulement de ses différentes activités.

Gestion des adhérents et de la vie associative

• Gérer les adhésions et renouvellements.
• Mettre à jour la base de données adhérents.
• Répondre aux demandes des adhérents et assurer le suivi des échanges.
• Assurer le suivi administratif des membres de l’association.

Gestion administrative des activités des pôles Labellisation, Formation et Communication

• Gérer les inscriptions et le suivi administratif des participants.
• Préparer les documents nécessaires aux formations (conventions, convocations, attestations, feuilles d’émargement, etc.).
• Assurer la gestion des formateurs et intervenants (conventions, informations pratiques, facturation, etc.).
• Assurer le suivi administratif des dossiers de labellisation (devis, facturation, relances, envois etc.).

Gestion administrative et commerciale

Assurer le suivi administratif des commandes de la boutique.

Préparer les devis, établir les factures et les avoirs.

Suivre les règlements et effectuer les relances administratives.

Assurer le suivi administratif en lien avec le cabinet comptable (transmission des pièces comptables, suivi du personnel, contrats, mutuelle, titres-restaurant, congés et absences).

Assurer l'accueil téléphonique et le traitement du courrier (entrant et sortant).

Reporting régulier et suivi des budgets auprès de l’équipe interne et du Conseil d’Administration

Le profil recherché

Vous appréciez :

• Travailler dans un environnement associatif où l’humain, l’entraide et la coopération occupent une place importante.
• Être en contact avec différents interlocuteurs et contribuer à la qualité de leur accompagnement.
• Gérer plusieurs sujets administratifs au quotidien avec autonomie et organisation.
• Donner du sens à votre travail en rejoignant une structure engagée pour des enjeux environnementaux concrets.

Compétences recherchées

• Formation Bac à Bac+2 en gestion administrative, assistant(e) de gestion, gestion PME/PMI ou équivalent.
• Une première expérience dans un poste administratif est appréciée.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et aisance avec les outils numériques.
• Bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles.
• La maîtrise de l’anglais est un plus.

Conditions du poste

• Contrat : CDI en 35h ou 39h hebdomadaires + RTT
• Lieu : 47 avenue pasteur, Montreuil (93)
• Rémunération : 25 000 € à 27 000 € brut annuel selon expérience et profil
• Télétravail : 1 jour par semaine possible
• Pas de travail le week-end, ni de déplacement

Nos avantages

• Titres-restaurant: prise en charge employeur au taux maximal légal de 60%
• Prise en charge de l’abonnement Navigo à hauteur de 75% ou Forfait mobilité durable
• Mutuelle d’entreprise prise en charge à 100%
• 20 jours de RTT par an si contrat de 39h
• Accès au CSE avec avantages et réductions auprès de différents partenaires

Pourquoi nous rejoindre ?

En rejoignant La Maison du Passif, vous intégrerez une association à taille humaine engagée dans la transition écologique.

Votre rôle sera essentiel dans la vie quotidienne de la structure : vous contribuerez directement à faciliter le travail de l’équipe, à accompagner nos adhérents et partenaires et à soutenir le développement du bâtiment passif en France.

Vous évoluerez dans un environnement où la collaboration, l’entraide et le sens du collectif occupent une place centrale. Ainsi, le mode de gouvernance partagée, si vous souhaitez y prendre part, vous permettra de participer aux prises de décisions de l’association et de gagner rapidement en responsabilités.

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