Büroassistenz (m/w/d) – Teilzeit

Über uns

Komm ins Team! Wir suchen Verstärkung:
Büroassistenz (m/w/d) – Teilzeit
Schwerpunkt Büroorganisation, Buchhaltung & Akquisitionsmanagement.

Über uns:

Wir bearbeiten vielseitige Projekte mit den Schwerpunkten Bildungsbau, Wohnungsbau und Gesundheitswesen.
Wir suchen nach innovativen und kontextbezogenen Lösungen mit Begeisterung und Sorgfalt.
Unsere hohe Planungsqualität ist unser Markenzeichen.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte Persönlichkeit für Büroorganisation, Buchhaltung und Akquisitionsmanagement.

Deine Aufgaben

Büroorganisation & Assistenz

• Organisation und Koordination des Büroalltags

• Terminplanung, Telefon- und E-Mail-Korrespondenz

• Pflege von Projektakten und Dokumenten (digital und analog)

• Unterstützung der Architekt:innen und der Geschäftsführung im Tagesgeschäft

• Vorbereitung und Organisation von Meetings und Besprechungen

 

Buchhaltung & kaufmännische Aufgaben

• Vorbereitung der laufenden Buchhaltung in Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro.

• Rechnungsstellung, Prüfung von Eingangsrechnungen und Zahlungsüberwachung.

• Pflege von Kostenübersichten, Projektbudgets und Honorarabrechnungen (HOAI).

• Unterstützung bei Monats- und Jahresabschlüssen.

• Verwaltung von Verträgen, Versicherungen und Büroausgaben.

 

Akquisitionsmanagement & Vergabeverfahren

• verantwortliche Steuerung unserer Bewerbungen in öffentlichen Vergabeverfahren.

• Analyse von Ausschreibungen und Teilnahmekriterien.

• Zusammenstellung und Qualitätssicherung unserer Bewerbungsunterlagen.

• Kommunikation mit unseren Planungspartnern.

• Terminmanagement im gesamten Vergabeprozess.

• Pflege der Referenz- und Informationsdatenbanken.

• Unterstützung bei strategischer Akquise- und Wettbewerbsrecherchen.

• Erstellung von Broschüren, Projektblättern und Webinhalten.

Wir bieten

• Einen vielseitigen Arbeitsplatz mitten in Lübeck, über den Dächern der Stadt.

• Ein kreatives, interdisziplinäres und kollegiales Arbeitsumfeld.

• Eine gute Einarbeitung durch versierte Kolleg:innen.

• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege.

• Flexible Arbeitszeiten.

• Vielfältige, persönliche und fachliche Weiterbildungen.

• Eine leistungsgerechte Vergütung.

Dein Profil

• Ausbildung im kaufmännischen oder juristischen Bereich, in der Büroorganisation oder im Kommunikationsdesign.   

• Berufserfahrung im Büromanagement und im Umfeld von Planung und Bau

• Erfahrungen im Umgang mit öffentlichen Ausschreibungen und Vergabeverfahren (VgV) sind von Vorteil.

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse wünschenswert.

• Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise.

• Ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeit.

• Sicherer Umgang mit MS Office, Kenntnisse in Layoutprogrammen.