Assistente de Facilities

Objetivo do Cargo

O principal objetivo desta posição é coordenar e supervisionar as atividades do escritório de São Paulo, garantindo seu adequado funcionamento. Além disso, será responsável pela gestão de processos administrativos, incluindo controle de estoque de materiais e suprimentos, cotações, orçamentos, relacionamento com fornecedores e acompanhamento de serviços de manutenção e adequações das instalações.

Responsabilidades

• Coordenar a recepção de novos colaboradores, garantindo um processo de integração completo e eficiente, oferecendo o suporte necessário durante o onboarding.
• Informar e apoiar os colaboradores em assuntos relevantes, como atualizações da infraestrutura, ausências programadas e solicitações de acesso às instalações e estacionamentos do edifício.
• Divulgar comunicados e informações entre a administração do prédio e os colaboradores, assegurando o devido acompanhamento.
• Controlar o uso adequado dos crachás de acesso ao escritório e reportar à área de People Experience ocorrências relacionadas ao uso inadequado das instalações.
• Criar, implementar e gerenciar políticas e procedimentos internos relacionados ao escritório, como solicitações de viagens, processos de cotação e reembolsos.
• Manter o registro digital e o acompanhamento dos contratos de fornecedores e clientes, garantindo que estejam atualizados conforme os requisitos da área Financeira.
• Realizar o acompanhamento anual da documentação legal de clientes e fornecedores, assegurando a vigência dos contratos.
• Gerenciar as reservas de salas de reunião, auditório, escritórios e demais espaços solicitados pelos colaboradores.
• Solicitar cotações e realizar reservas relacionadas a viagens corporativas, mediante aprovação da área Financeira, considerando no mínimo três fornecedores.
• Controlar o estoque de materiais de escritório, itens de copa e produtos de limpeza, garantindo os processos de cotação, compra e reposição.
• Elaborar comunicados aos colaboradores reforçando o uso adequado dos equipamentos tecnológicos, espaços do escritório e demais recursos, promovendo um ambiente de trabalho harmonioso.
• Supervisionar as atividades da equipe de limpeza e reportar eventuais ocorrências relacionadas ao desempenho.
• Prestar suporte administrativo contínuo às atividades diárias do escritório, contribuindo para seu funcionamento eficiente.
• Recepcionar colaboradores, clientes e visitantes, organizando agendas e oferecendo o suporte necessário durante as visitas ao escritório.

Formação Acadêmica

• Tecnólogo ou graduação completa em Administração, Gestão Empresarial ou áreas correlatas.

Experiência Profissional

• Mínimo de 2 anos de experiência em atividades de apoio administrativo, controle e organização de arquivos, gestão documental e relacionamento com fornecedores.

Competências

• Comunicação.
• Resolução de problemas.
• Atendimento ao cliente.
• Planejamento e organização.
• Disponibilidade para atuar 100% presencialmente no escritório localizado na Rua Comendador Araújo, 499 10o andar, Centro de Curitiba.