Assistant administratif

EXPERIENCE / CLASSEMENT / HIÉRARCHIE

Êtes-vous le/la candidat(e) idéal(e) pour cette opportunité ? Assurez-vous de lire la description complète ci-dessous.

+ A partir d’2 ans d’expériences

+ Hiérarchie : Rattaché/e à la Direction et le.a personne en charge des Ressources Humaines

MISSIONS & ATTRIBUTIONS

+ Gestion interne (en lien avec la RH)

> Point de contact et assistance des collaborateurs (questions relatives à la vie d’agence)

> Contribuer à la diffusion des informations internes à la vie d’agence (affichages, actualités, infos importantes)

> Pointage quotidien des absents à faire remonter à la RH

> Être en alerte des conflits ou des situations complexes à faire remonter à la direction

> Gestion des feuilles de temps

+ Gestion du back office

> Gestion des stocks de fournitures, équipements, produits d’entretiens et alimentaires

> Point de contact pour les appels et demandes d’information clients et fournisseurs

> Superviser et coordonner les fournisseurs (contrats, avenants, prises de rdv…)

> Assurer la gestion et le suivi des courriers entrants et sortants

> Assurer la bonne tenue des espaces communs et veiller à leur optimisation

+ Vie agence

> Gérer l’onboarding des nouveaux collaborateurs

> Être force de proposition pour améliorer l’organisation et les process internes

+ Gestion administrative

> Vérifier les factures et préparer les documents nécessaires pour la comptabilité des dépenses

> Organiser le classement et l’archivage des documents administratifs des fournisseurs et autres prestataires externes

COMPÉTENCES & APTITUDES REQUISES

Compétences Techniques

• Maîtrise de la langue française (la langue anglaise est un plus)
• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office : Word, Excel, PowerPoint & Adobe Acrobat)
• Capacité à rédiger des documents clairs et structurés
• Compétences en gestion documentaire et archivage

Aptitudes

• Rigueur, organisation et gestion des priorités.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Sens du service et aptitude à travailler en équipe.
• Polyvalence et capacité d’adaptation. xuezdbg
• Force de proposition et d’optimisation

CONDITIONS DE TRAVAIL

+ Horaires : Temps plein

+ Déplacements : Non requis ou ponctuels selon les besoins.