Adjoint de bureau

Principales responsabilités

TRANSACTIONS

• Traiter les transactions en cours et vérifier les ventes modifiées du bureau;
• Vérifier et traiter les courriels en lien avec les ventes;
• Valider les informations inscrites sur le rapport de transaction fourni par le courtier;
• Vérifier les rapports de ventes non-produits selon les documents reçus et transmettre un avis aux courtiers lorsqu’il n’a pas produit son rapport de transaction;
• Effectuer la gestion documentaire des fichiers numérisés (épluchage);
• Insérer les documents liés aux ventes dans la GED;
• S’assurer du respect des conditions de vente et des délais de la transaction;
• Effectuer le suivi des ventes conditionnelles et/ou incomplètes;
• Gestion du programme Tranquilli-T;
• Faire la conclusion des ventes : révision finale du dossier, calculs de rétributions aux courtiers et vérification des documents obligatoires;
• Préparer et envoyer par courriel aux notaires les factures et les documents des transactions;
• Effectuer la saisie dans Centris des informations des ventes;
• Enregistrer les informations des notaires et agences immobilières qui ne sont pas dans la base de données;
• Effectuer le traitement complet des transactions des autres succursales lorsque requis;
• Effectuer le suivi des ventes non notariées;
• Assurer le suivi de facturation manuelle;
• Activer les dossiers Integri-T et assurer le suivi à la vente;
• Indication Client – Importation des dossiers et paiements des indications aux courtiers;
• Assurer le suivi des documents reçus par courriel et pour lesquels il n’y a pas de rapport de vente du courtier.

ACCUEIL/COMMUNICATION

• Accueillir les clients et les courtiers à la réception du bureau en l’absence de l’adjoint aux inscriptions.

Conditions de travail

• Poste permanent à temps plein;
• Horaire du lundi au vendredi, 8h30 à 17h, 37.5 heures / semaine;
• Possibilité de travail hybride;
• Ambiance chaleureuse, environnement moderne.

DEP ou DEC en secrétariat/technique bureautique; Excellente maîtrise du français oral et écrit; Maîtrise des logiciels de bureautiques courants (notamment la suite Office); Bonne connaissance de Microsoft Outlook; Esprit analytique et logique; Bonne capacité d’apprentissage; Orientation client; Autonomie; Organisation / Rigueur; Gestion du temps et des priorités; Résistance au stress.

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